Trabajar con Equipos Distribuidos

Cómo Trabajar con Equipos Distribuidos: Guía Completa

La necesidad de mantener a las empresas funcionando, junto con las nuevas preferencias de los trabajadores —sobre todo los más jóvenes— configuraron un nuevo paradigma de trabajo. Este modelo implica que el talento que forma parte de la empresa esté disperso en distintas ubicaciones geográficas. En eso consiste trabajar con equipos distribuidos.

Talin Terzakyan
Written by Talin Terzakyan
marzo 15, 2022
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Por supuesto que crear y gestionar equipos remotos distribuidos no es una tarea que esté libre de desafíos. Sin embargo, sus ventajas son superiores. Por ello, en esta guía te contamos cómo trabajar con colaboradores dispersos en países. 

¿Qué son los equipos distribuidos?

Los equipos distribuidos están compuestos por colaboradores que trabajan desde diferentes ubicaciones. Hasta aquí podríamos verlo como un sinónimo de trabajo remoto. Sin embargo, lo que caracteriza a un equipo distribuido es que las personas que lo conforman trabajan de manera colaborativa sin compartir su ubicación geográfica. 

Aunque podemos encontrar equipos distribuidos con una sede central y gran parte de los trabajadores dispersos por todo el mundo, por lo general, los equipos distribuidos no tienen una sede física u oficina, es decir que su modelo es el teletrabajo.

Así, un equipo distribuido en al área de marketing de una empresa podría estar formado por un Director de Marketing que trabaja en un espacio de coworking en Buenos Aires; un Community Manager que trabaja desde su casa en Santiago; un Asistente de Cuentas que trabaja en un café de Bogotá; y un diseñador que trabaja desde su casa en Lima.  Todos son parte del equipo, comparten proyectos y persiguen los mismos objetivos. 

Equipos distribuidos y equipos híbridos ¿son lo mismo?

Otra de las confusiones que se da con frecuencia es entre equipos distribuidos y equipos híbridos.  Pero se trata de dos modelos diferentes. 

Los equipos híbridos están cobrando protagonismo a medida que transitamos la postpandemia. Muchas empresas están volviendo a abrir sus instalaciones y permiten que una parte de sus trabajadores hagan tareas en las oficinas de la compañía, mientras que otros siguen trabajando de forma remota. 

No hay un único sistema, sino que depende de cada empresa. Pero la esencia de un equipo híbrido es que se combina trabajo dentro de la compañía con trabajo remoto.

Como vimos antes, en el caso de los equipos distribuidos la mayoría no cuentan con una oficina central donde todos los miembros del equipo puedan compartir el espacio de trabajo. Su entorno laboral es virtual y, por lo general, los colaboradores que forman parte de estos equipos están en distintas ciudades y países, e incluso en diferentes zonas horarias.

¿Cómo crear y gestionar un equipo distribuido? Mejores prácticas

La gestión de equipos es de por sí un desafío para cualquier empresa. Tratándose de equipos distribuidos, no es más sencillo. 

Para poder gestionar con éxito al talento distribuido en distintas ubicaciones, las compañías deben redoblar sus esfuerzos en los siguientes puntos:

  • Establecer objetivos claros.
  • Mejorar la comunicación.
  • Aprovechar las fortalezas individuales y colectivas de cada colaborador. 
  • Consolidar el espíritu de cooperación. 
  • Crear procesos de trabajo transparentes.


Establecer objetivos claros

Todo equipo de trabajo necesita objetivos. Desde los generales, compartidos por todos los miembros de la empresa, hasta aquellos que son específicos de cada área. 

Al establecer objetivos claros, cada persona dentro de tu empresa puede saber qué se espera de su trabajo. Esto permite que el talento esté más orientado a los resultados, que es, en esencia, una de las principales razones para crear equipos distribuidos. 

Lo interesante de los objetivos es que ayudan a trazar el mapa del trabajo en una empresa. Piénsalo así: con las metas se establecen las tareas a realizar y los plazos. Todos pueden saber en qué están trabajando, cómo deberían hacerlo y cuándo deberían mostrar resultados. 

Una vez más los resultados son la clave de este modelo laboral. Ya que lo que importa en los equipos distribuidos es precisamente que el trabajo se haga, más allá de si se hace o no de 9 a 17. 

Enfocarse en la comunicación 

La comunicación es un componente clave en el éxito de los equipos distribuidos. Por ello debería ser uno de los principales aspectos a mejorar. Ten presente que una de las características principales de este modelo de trabajo es que dentro del equipo hay distintas zonas horarias, diferentes lugares e incluso diferentes idiomas. 

Por ello, es importante priorizar la comunicación asíncrona. Esto debido a que en el trabajo distribuido no siempre es posible tener una reunión con todos los colaboradores. De ahí que las empresas tengan que encontrar otras formas de enviar información al talento, para que este la revise cuando pueda hacerlo. 

En este sentido, otra de las prácticas consiste en establecer con claridad reglas sobre disponibilidad y respuestas. Un trabajador puede estar en línea, pero eso no quiere decir  que esté disponible para responder un mensaje de su jefe. Por otro lado, no todos los mensajes tienen la misma relevancia y, por lo tanto, no todos requieren acciones inmediatas por parte de los trabajadores. 

Establecer reglas que determinen cuánto tiempo debería tomarle a alguien responder un email o un mensaje evita que los colaboradores crean que todas las comunicaciones son urgentes. 

También permite que los líderes de equipo no tengan que estar detrás de cada colaborador para asegurarse de que leyó el mensaje. Tener un tiempo de respuesta claro en estos casos es de mucha ayuda.

Invertir en las herramientas necesarias

Para poder establecer un sistema de comunicación efectivo dentro de los equipos de trabajo distribuidos hay que invertir en las herramientas adecuadas. Claro que hay muchísimas, por ello te compartimos un listado de las imprescindibles.

  • Gestión de proyectos: ideales para asignar responsabilidades, dividir los proyectos en tareas más pequeñas y mantener los plazos siempre visibles. Notion o Asana son dos ejemplos a considerar. 
  • Creación y administración de documentos: estas permiten crear y organizar distintas clases de documentos. Google Suite y Microsoft 365 son dos de las alternativas más usadas.  
  • Almacenamiento de archivos compartidos: son sistemas para almacenar y compartir archivos. Entre las opciones más populares encontramos Dropbox, Zoho y Cloud. 
  • Comunicación y colaboración: aquí hay múltiples alternativas, pero una de las herramientas más completas es Slack. Es mensajería en tiempo real y ofrece múltiples integraciones, con ello puedes crear todo un ecosistema de trabajo en equipo online.   
  • Plataformas de videoconferencia: fundamentales para facilitar las reuniones cara a cara. Opciones como Zoom o Google Meet son las más utilizadas. 

Esta lista es solo un ejemplo de lo que se utiliza actualmente en muchos equipos distribuidos. Pero entendemos que cada empresa puede necesitar herramientas específicas para su sector. Por ello es importante revisar las necesidades concretas de tu compañía y con base en ello armar tu propia lista de herramientas. 

Darle una bienvenida adecuada a los nuevos colaboradores

Sin dudas, el primer día en el trabajo puede ser muy estresante. Hay mucha información nueva que procesar. Esto puede ser aún más difícil para quienes se integran a un equipo distribuido. 

Por eso, si estás al frente de esta clase de equipos debes esforzarte por recibir de la mejor manera a los nuevos colaboradores. 

Esto puede ser mediante una reunión de bienvenida a través de videoconferencia, donde el nuevo personal se presente y conozca a sus compañeros de trabajo. Otra opción es enviar paquetes de bienvenida con productos que puedan resultar útiles para el día a día en el trabajo. Estos también funcionan a modo de premio simbólico por haber obtenido el puesto. 

Otra iniciativa que puede ayudar a la integración de los nuevos integrantes es asignarles a un compañero del equipo que los ayude a despejar sus principales dudas, les presente a otros colegas o les cuente cómo funciona todo en la empresa. 

Puedes incluso designar a distintos colaboradores para esta tarea, de manera que el nuevo empleado pueda ir conociendo poco a poco a cada uno de sus compañeros.

Organizar reuniones individuales y de equipo

La comunicación es la clave para mantener la productividad de los equipos distribuidos y aumentar su nivel de compromiso. Por ello, una de las prácticas recomendadas es la organización de reuniones virtuales individuales y de equipo

Claro que aquí es importante seguir el siguiente principio: “si puede ser un email, que no sea una reunión”. Es decir que los encuentros en vivo deben tener un sentido. 

Para ello, muchas compañías crean objetivos específicos a trabajar en cada reunión, proponen temas a tratar en estas reuniones y la información que debe brindar cada participante.

Esta es una forma de hacerlo, aunque no es la única. Es importante analizar qué temas se necesitan discutir o revisar y esto se actualiza constantemente. Con lo cual, posiblemente el esquema de cada reunión vaya modificándose.

Más allá de esto, en líneas generales, las reuniones deben servir para:

  • Definir las metas de la semana. 
  • Analizar los estados de cada proyecto.
  • Revisar los obstáculos que enfrentan los miembros del equipo.
  • Determinar qué tareas se realizarán durante la semana para alcanzar los resultados esperados. 

Reconocer los logros 

Otra manera de mantener la productividad y el compromiso de un equipo distribuido es mediante el reconocimiento de los logros. De hecho, el 69% de los empleados dice que trabajaría más si sus empleadores reconocieran mejor sus esfuerzos.  

Esto cobra aún más relevancia en un equipo de colaboradores dispersos en distintas partes del mundo, donde hay menos posibilidades de interacción, porque simplemente no se trabaja todos los días en el mismo lugar. 

El reconocimiento puede ser la iniciativa perfecta para motivar a los trabajadores, demostrando que sus contribuciones son valiosas para el negocio. 

Aprovecha los distintos canales de comunicación para reconocer una buena idea, un aporte valioso o el gran trabajo que hicieron en la semana.

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Beneficios de trabajar con equipos distribuidos 

Si tuviésemos que elegir el principal beneficio de los equipos virtuales distribuidos posiblemente diríamos flexibilidad. Pero, por suerte, no tenemos que elegir solo uno. Puedes disfrutar de todas las ventajas de este modelo de trabajo. Algunas de ellas son:

Libertad de horarios 

Esto es lo primero que solemos asociar al hecho de trabajar con equipos distribuidos. Lo que sucede es que quienes integran esta clase de equipo pueden elegir en qué horario trabajar y desde dónde hacerlo

Esta libertad les permite adaptar mejor el trabajo a su vida personal, lo que les quita una preocupación de encima. 

Entonces, en los equipos distribuidos, los colaboradores pueden trabajar en los momentos en los que son más productivos. Por un lado, esto significa que pueden rendir mejor en menos tiempo. Por el otro, quiere decir que los empleados estarán más felices en el trabajo.

Mayor productividad

De lo anterior podemos inferir que un equipo distribuido permite aumentar la productividad de la empresa. Esto se refleja del siguiente modo:

  • Los trabajadores evitan los traslados, con lo cual dedican todo su tiempo de trabajo precisamente a trabajar. 
  • No hay interrupciones, dado que ningún compañero entrará a la oficina para hablar sobre el partido del fin de semana o la serie que está viendo. 
  • Cada colaborador puede diseñar su horario de trabajo como prefiere y esto aumenta su productividad. 

Acceso al talento global 

La persona más calificada para un puesto de trabajo no necesariamente se encuentra a unas calles de la empresa. Puede que incluso viva a miles de kilómetros de allí. ¿Por qué conformarse cuando puedes tener acceso al talento global? 

Este es otro de los beneficios de un equipo distribuido, puedes sumar a tu compañía a los mejores trabajadores sin importar el lugar del mundo en el que se encuentren

Aumento en la retención de talento 

Cuando un colaborador está feliz dentro de un equipo, hay más posibilidades de que decida quedarse. Teniendo en cuenta que la retención de empleados es uno de los grandes desafíos para las empresas de la época, la creación de equipos distribuidos puede ser la solución para conseguir que los trabajadores estén más tiempo en la compañía.

Equipos más diversos 

Los equipos distribuidos son más diversos y esto se da de forma natural, al incorporar talento de distintas partes del mundo, con diferentes culturas y costumbres.

Para la empresa esto representa una ventaja competitiva, dado que tener empleados con distintas visiones y experiencias genera ambientes de trabajo más innovadores, flexibles y con mayor potencial creativo. Así, los equipos diversos contribuyen a un mejor desempeño y mejores resultados para la compañía. 

Un negocio funcionando 24/7

El hecho de contar con integrantes del equipo en distintas zonas horarias hace posible que la empresa esté operativa las 24 horas del día. Esto puede ser una gran ventaja para el área de atención al cliente y ventas, dado que pueden dar una mayor cobertura a los clientes. 

Desafíos de trabajar con equipos distribuidos 

Por supuesto que cuando hablamos de equipos distribuidos no todo es color de rosa. Hay ciertos desafíos que debes conocer antes de lanzarte a este modelo de trabajo.

La falta de interacciones en persona 

Este es uno de los rasgos característicos de los equipos distribuidos. Cuando las personas no pueden comunicarse de esta forma, pueden producirse errores de interpretación o incluso desacuerdos.

Sin embargo, esto es algo que la tecnología ayuda a resolver fácilmente. Las herramientas de videoconferencia permiten que los equipos distribuidos se comuniquen cara a cara, prácticamente como si estuvieran hablando en persona.

La cultura empresarial 

Mantener una cultura empresarial unificada en equipos distribuidos en distintas ubicaciones es uno de los mayores desafíos para las empresas. Lo que ocurre es que lograr ese sentido de pertenencia cuando no se comparte un mismo espacio es difícil. 

La solución para ello es fomentar la vinculación de los colaboradores mediante distintas iniciativas. Además de las reuniones grupales para hablar de trabajo, se pueden organizar actividades como celebraciones o incluso los famosos happy hours. 

Hay un sinfín de opciones que puedes aplicar. En este artículo te compartimos 40 actividades de Team Building para tus colaboradores. 

Diferentes zonas horarias

Como vimos antes, este puede ser uno de los beneficios, pero también es un gran desafío. Trabajar en distintas zonas horarias implica que muchos trabajadores no estén disponibles en simultáneo. Es decir que pueden no estar presentes en reuniones y, por lo tanto, perderse novedades importantes.

¿Cómo resolver esto? La mejor manera de hacerlo es mediante la comunicación asincrónica. Quitarle el protagonismo a los mensajes o reuniones en vivo y establecer canales de contacto con los que todos los miembros del equipo puedan acceder a la información para estar en la misma página.

Crea equipos distribuidos que funcionan con Deel

Podríamos pensar que otro de los desafíos de crear y gestionar equipos distribuidos son las diferentes legislaciones de cada lugar. Es que contratar trabajadores en otras partes del mundo implica cumplir con leyes laborales y obligaciones tributarias específicas en cada región. 

Precisamente para ello Deel ofrece un proceso de contratación acorde a las regulaciones de cada país

Gracias a esto podrás contratar colaboradores en cualquier parte del mundo, cumplir con la legislación local, mantener las obligaciones fiscales al día y todo ello en cuestión de minutos.

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