Trabajos en remoto 101: cómo gestionar un equipo virtual

Digamos que tu empresa es una de las que recién ahora está considerando o comenzando a hacer la transición a un espacio de trabajo virtual. Hay algunos consejos sobre cómo cerrar las brechas de conocimiento y hábitos que encontrarás en el camino. En primer lugar, adaptarse a un entorno y métodos de trabajo completamente nuevos es un desafío. Si lo estás haciendo sin estar bien preparado, puede ser bastante estresante.

Comencemos con la contratación de talento remoto. Cuando estés contratando miembros del equipo distribuidos, ya sea que el pool esté en un mismo país, continente o en el mundo entero, el proceso deberá ser diferente al que estás acostumbrado en el espacio físico de la oficina. Tu objetivo es reclutar personas que pueden no haber trabajado con empresas de renombre pero que pueden demostrar sus habilidades, su valor y que encajen con su equipo. Más que una experiencia particular, busca buenos comunicadores.

Estructura una entrevista de manera que se muestre el estilo de comunicación, la capacidad de respuesta y el comportamiento del candidato. Una prueba o una tarea es otra buena manera de evaluar si tu candidato es el adecuado para la cultura de tu empresa, qué tan rápido trabaja y qué tan adecuado es para el puesto. Una vez que resuelvas los desafíos de la contratación remota, debes comenzar a estructurar tu empresa para que funcione primero de forma remota.

Aquí hay un buen rompehielos: toma buenas ideas de compañías remotas con experiencia. Investiga un poco y encuentra empresas que hayan implementado con éxito el modelo de fuerza de trabajo remota. Hay muchos de ellos, y generalmente están orgullosos de sus logros. Lee los blogs y las páginas de vacantes en sus sitios web y mira cómo están aprovechando al máximo la transformación digital.

La implementación de una fuerza laboral remota también requiere un poco de pensamiento creativo. Los cofundadores de Brex, por ejemplo, recientemente compartieron un memorando con su equipo, explicando el camino que está tomando su empresa volviéndose remota. Una de las cosas que se les ocurrió es dejar de emular el espacio de oficina en línea. En su lugar, comenzarían a pensar en el trabajo remoto como "trabajo en Internet" y entregarían información (por ejemplo, reuniones activas) como contenido, porque es solo eso.

Siempre es una buena idea enfocarse en las mejores prácticas y adaptarlas a las necesidades de tu empresa, modelo de negocio, circunstancias y, en particular, a tu equipo. El siguiente paso en la implementación de una fuerza laboral remota es resolver los desafíos específicos que trae consigo.

Incluso los gerentes experimentados pueden encontrar estrés y bloqueos al administrar miembros del equipo remotos. La razón de esto es que la mayoría de los gerentes no saben cómo adaptar sus procesos a los trabajadores remotos y los desafíos específicos que surgen.

Hay algunos puntos vitales para implementar en este nuevo formato de gestión, el primero es enfatizar en la comunicación. Priorizar intencionalmente el diálogo mejora la funcionalidad y brinda satisfacción a todo el equipo, lo cual es particularmente importante con la distancia física. Reforzar y duplicar la cultura y los valores de la empresa es fundamental para que los miembros de tu equipo remoto sepan que son parte importante de este sin importar dónde se encuentren. Reconocer la contribución de tu equipo y hacerles saber que son vistos y escuchados es lo mejor que puedes hacer como responsable de un equipo remoto.

Al final, como directivo, enfrentas los mismos desafíos que tu gente, y algunos otros. Piensa en lo que necesitas para hacer tu mejor trabajo y aplícalo a tu equipo. Es difícil y estresante al principio, pero no hay duda de que te encantará la transición una vez que te adaptes a ella.

Desafíos comunes del trabajo remoto

El espacio de oficina como medio y herramienta ha existido durante décadas, y todavía tiene sus desafíos y desventajas. Ten en cuenta que el trabajo remoto sigue siendo un concepto nuevo y que ningún gigante de la industria (hasta el momento) se fundó primero a distancia. Esta novedad hace que existan retos, algunos más complejos que otros.

En una oficina, los miembros del equipo acceden a la información de los supervisores y colegas en tiempo real; a veces, caminan casualmente al escritorio de alguien y obtienen la información que necesitan cara a cara. Esto no es posible de la misma manera en un entorno en línea y muchas personas se sienten aisladas del flujo de información. También existe un problema con respecto a la supervisión directa y la retroalimentación, lo que deja a los trabajadores con la sensación de que la gerencia está distante y preocupada por su desempeño. Cuando se enfrentan a una pantalla en lugar de a una sala llena de gente, pueden perder de vista los plazos y los KPI, que pueden volverse vagos o perderse en innumerables correos electrónicos.

Por otro lado, la satisfacción y el bienestar de los trabajadores remotos también pueden verse afectados. El aislamiento social prevalece en las personas que hacen la transición al trabajo remoto; el sentimiento de comunidad que obtenemos al estar rodeados de otros es fácil de pasar por alto. Los tan temidos chats para hablar de chismes y para tener conversaciones que nada tienen que ver con el trabajo, comienzan a verse bien cuando no puedes interactuar con tus colegas.

A estas alturas, todos sabemos que las personas hacen su mejor trabajo cuando sienten que pertenecen a una empresa y comparten su cultura y valores. Este sentido de pertenencia también podría verse afectado por el aislamiento social. Este es uno de los desafíos más críticos a superar. Finalmente, la salud y el bienestar de los trabajadores son aspectos esenciales de su trabajo, tanto para los trabajadores de oficina como para los remotos. Ya sea que estés en casa o en la oficina, todavía estás sentado en una silla durante un número considerable de horas cada día. Además de todo eso, las distracciones en el hogar pueden desempeñar un papel importante en tu productividad.

Estos desafíos no son irresolubles, solo son diferentes de aquellos a los que estamos acostumbrado. Precisamente por eso, la clave para una transformación digital exitosa es directamente proporcional a qué tan bien resolvamos estos desafíos.

Aquí hay algunos consejos sobre cómo superar las barreras a la productividad y el compromiso en un entorno de trabajo remoto:

Capacitar a los trabajadores para el trabajo remoto

La transición o la fundación de tu negocio en un entorno de trabajo remoto requiere un framework. Debes incorporar a tus trabajadores introduciéndolos primero a la política de trabajo remoto que consta de conceptos, reglas y prácticas que les permitirán hacer su trabajo sin problemas, a pesar de trabajar de forma a distancia. Este es un esfuerzo intencional y debes comunicarlo. La mejor forma de hacerlo es dándoles formación y recursos específicos.

Establecer una cultura de comunicación escrita.

Con la falta de oficina física y proximidad, es crucial fomentar la comunicación escrita en tu equipo. Para maximizar el flujo de información, utiliza una de las muchas herramientas de colaboración o gestión de proyectos para realizar un seguimiento de las tareas de tu equipo y consultarlas cuando sea necesario. Ahorra tiempo y enfatiza en roles y responsabilidades de manera clara y efectiva. Crea guías y protocolos e insiste siempre en dejar todo documentado por escrito. Esto también disminuirá la necesidad de innumerables teleconferencias y reuniones virtuales innecesarias.

Apoyar y supervisar a los trabajadores remotos

Cuando tu equipo no puede simplemente entrar a tu oficina y hacer una pregunta, muchas cosas pueden quedar sin respuesta y el espacio para errores se vuelve más grande. Teniendo esto en cuenta, introduce conversaciones periódicas o reuniones de seguimiento 1:1 con los miembros de este. Ya sea una videollamada rápida de Zoom/Hangouts o simplemente un mensaje en Slack, las personas necesitan recibir feedback y sentir que sus gerentes los respaldan. Sé proactivo al respecto y programa controles con los miembros del equipo en tu agenda.

Organiza encuentros cara a cara

Una vez que desaparezca la prohibición de viajar causada por la pandemia y el mundo vuelva a la normalidad, podrás reunir a tu equipo en una ubicación física. Tener encuentros de equipo regulares (off-sites, como algunos los llaman) tiene numerosos beneficios, ya que fomenta las relaciones de equipo y mejora el desarrollo de conexiones personales. Un equipo bien conectado eventualmente se desempeñará mejor, minimizando los desafíos de comunicación que pueden ocurrir mientras se trabaja en un entorno virtual. Organiza este tipo de encuentros una o dos veces al año y verás los beneficios que esto puede traer para ti, tu equipo y por consiguiente para tu empresa.

Felicidad y bienestar de los trabajadores

Además de la productividad, debes asegurarte de que tus trabajadores estén contentos y capacitados para hacer su mejor trabajo. Se ha convertido en la norma que las empresas cuiden especialmente a sus trabajadores en la oficina, así que aquí te mostramos cómo cuidar también a los remotos.

Haz espacio para la comunicación informal

Si bien es necesario contar con protocolos claros para la comunicación relacionada con las tareas, no debes olvidar la importancia de una conversación informal con tu equipo. La forma más fácil de generar confianza dentro de los equipos remotos es dedicar tiempo y espacio para temas informales y chats no relacionados con el trabajo. Por ejemplo, puedes reservar los primeros 15 minutos de tus llamadas de Zoom para que el equipo converse y diga en que van sus cosas, o tener canales de Slack dedicados a temas que no tienen que ver con trabajo. Elige el formato que mejor se adapte a tu equipo e incorpora asuntos y temas de la vida cotidiana en el espacio de trabajo virtual.

Ayuda a tus trabajadores a adecuar su oficina en casa

No todos tienen las condiciones ideales para el trabajo remoto, ya que algunas personas viven en espacios pequeños y no tienen habitaciones separadas desde las que puedan trabajar. Otros viven con familias, niños pequeños, mascotas o compañeros de cuarto que también pueden estar trabajando de forma remota. Asegúrate de que todos puedan aprovechar al máximo su espacio dándoles un presupuesto para la adecuación de la oficina en casa. De esta manera, todos obtendrán el equipo necesario para ser productivos y estar cómodos. Incluso puedes alentar a los miembros de tu equipo a compartir imágenes de su espacio de oficina en casa y compartir sus consejos de decoración.

Fomentar la salud y el buen estado físico

Sentarse detrás de un escritorio todo el día representa un problema de salud, ya sea que tu silla esté en la oficina o en casa. Incorpora discusiones sobre salud y estado físico en las conversaciones de tu equipo y, si es posible, ofrece a los miembros un subsidio mensual para esto. A algunas personas les gusta hacer ejercicio en el gimnasio o trotar, mientras que a otras les encanta el yoga o el senderismo. Sea lo que sea, haz que tu equipo salga y se active, y dales los medios para hacerlo.

Balance entre la vida laboral y la vida personal para trabajadores remotos

Nuestras vidas cotidianas a menudo están llenas de preocupaciones y de múltiples actividades personales. Agrega a esto un ambiente de trabajo estresante y nuestra salud mental comenzará a sufrir. Según un informe de 2017 de la Organización Internacional del Trabajo de las Naciones Unidas, los equipos remotos pueden ser más propensos a la interferencia entre el trabajo y el hogar y a trabajar más horas.

Para asegurarte de que esto no le suceda a tu equipo, haz un esfuerzo consciente para promover su bienestar y el equilibrio entre el trabajo y la vida personal. Empieza a fomentar una cultura que evite el agotamiento y asegúrate de alentar a tu equipo a tener límites cuando se trata de trabajar. Incorpora controles de bienestar en tus reuniones generales y deja espacio para que los miembros del equipo hablen sobre cómo pasan su tiempo libre y cómo se sienten con respecto a su trabajo en general.

Las herramientas para el trabajo remoto van desde la gestión de equipos remotos hasta el software de colaboración y las plataformas de mensajería instantánea. Las empresas deben invertir en tecnología que permita la productividad de su fuerza de trabajo remota. Existe toda una industria de trabajo remoto que comprende startups y empresas exitosas que crean herramientas para equipos distribuidos. Sin embargo, no existe una pila mágica o una solución única para todos. Tú y tu equipo deben analizar que es lo que se adapta mejor a sus necesidades e implementarlo.

Prueba diferentes opciones y elige aquellas con las que tu equipo remoto trabajaría fácilmente. Luego, crea protocolos y estructura el uso de esta tecnología para que tu equipo sepa exactamente qué herramienta usar en qué situación.

Una fuerza laboral totalmente remota tiene un conjunto único de beneficios y desafíos que surgen a diario. Tanto los gerentes como los equipos necesitan abrir sus mentes a una nueva forma de entender su trabajo y el impacto que tiene. Los equipos remotos pueden experimentar aislamiento social o dificultad para comprender roles y responsabilidades. Pueden convertir sus horas de trabajo flexibles en trabajo continuo y agotamiento e incluso pueden perder el contacto con su propósito en el rol y su desempeño en el trabajo.

Sin embargo, todos estos desafíos se pueden contrarrestar con prácticas intencionales y preparando equipos remotos para el éxito. Ya sea que se trate de un presupuesto para la instalación de una oficina en el hogar o un control de bienestar, acceso estructurado a la información o feedback regular, las empresas pueden lograr excelentes resultados con un poco de esfuerzo.

Una fuerza de trabajo remota puede convertirse en el equipo más versátil, diverso y productivo que jamás hayas tenido. Sólo tienes que darle una oportunidad.

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