Guía para convertir un Trabajador Independiente en un Empleado

Esta guía te mostrará cómo convertir a un trabajador independiente en empleado a tiempo completo o término indefinido sin ningún problema legal.

Anja Simic
Written by Anja Simic
noviembre 8, 2021
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Señales de que el trabajador independiente con el que trabajas es esencial:

  • Entrega a tiempo, siempre
  • Lo que entrega no deja de sorprenderte
  • Su crecimiento es visible y contribuye al crecimiento de tu empresa
  • Te preocupa que alguien haga una oferta antes que tú; perder a un trabajador tan especial no es una opción
  • No es lo mismo cuando está de vacaciones

No hay mejor manera de recompensar su trabajo que ofrecerle un puesto a tiempo completo y cierta seguridad laboral. A cambio, obtendrás un trabajador interno más estable y motivado para dedicar todo su tiempo y habilidades a la empresa.

Convertir a un trabajador independiente en un empleado a término indefinido no es para nada difícil.

Sin embargo, tendrás que hacer un par de cambios en la forma de pagarle y asignarle trabajo, así como llenar los formularios fiscales correspondientes.

Este artículo te servirá como guía para una transición sin problemas, de modo que tus trabajadores independientes trabajen dentro de todas las normas legales, desde el primer día de su empleo. Contiene:

  • Definición de trabajador independiente
  • Definición de empleado a tiempo completo
  • Diferencias entre trabajadores independientes y empleados a tiempo completo y guía de transformación paso a paso
  • Qué hacer en caso de que trabajes con múltiples trabajadores independientes de un determinado país, y quieras que trabajen como empleados

Aviso: este artículo es informativo y no debe utilizarse en lugar de asesoramiento jurídico.

¿Qué es un Trabajador Independiente?

Es un tipo de trabajador que presta servicios o productos para otras empresas y entidades jurídicas, como no empleado.

Este tipo de acuerdo se ha hecho cada vez más popular con el crecimiento de la economía colaborativa. Casi todos los profesionales que poseen el equipo de trabajo básico, como un portátil, un micrófono y una cámara, pueden trabajar como trabajadores independientes.

La lista va más allá de los diseñadores, especialistas en marketing, escritores, desarrolladores y artistas; también clasifican los abogados, médicos, dentistas, veterinarios y muchas otras profesiones "tradicionales".

Los trabajadores independientes son autosuficientes: llenan sus propios formularios de impuestos y pagan el seguro médico, declaran renta, compran y mantienen su propio equipo, afinan y perfeccionan sus habilidades y conocimientos a medida que se adaptan. Todos los gastos del negocio corren por su cuenta. También determinan su tiempo de vacaciones, pero los empresarios no están obligados a proporcionarles una baja por enfermedad o una paga de vacaciones. Esto significa que no reciben ingresos en su tiempo de inactividad.

Aunque esto conlleva muchos retos y algunas dificultades, los trabajadore independientes, al igual que los freelancers, gozan de una gran libertad de la que no disponen los empleados habituales:

  • Pueden elegir libremente las tareas y los clientes, sin ataduras (aparte de los contratos que firman con ellos), y pueden poner fin a la colaboración en cualquier momento
  • Organizan sus días y horas de trabajo como mejor les convenga, y eligen dónde van a trabajar (pueden trabajar a tiempo completo, a tiempo parcial o el número de horas que consideren oportuno)
  • Tienen un control total sobre el proceso de trabajo y la forma de realizarlo
  • Tienen la última palabra sobre el desarrollo de su carrera

En conclusión: son independientes y flexibles, pero tienen que hacerlo todo por su cuenta.

Desde el punto de vista de los empresarios, la contratación de trabajadores independientes tiene algunas ventajas considerables.

Además de la mencionada autonomía, en la mayoría de los casos son más baratos de contratar y requieren menos capacitación interna. Los empresarios pueden elegir a los trabajadores independientes de un banco de talentos, y pueden cancelar o (decidir no renovar) el contrato cuando lo deseen.

Definición de un Empleado a término indefinido

Son los trabajadores tradicionales de una empresa, vinculados por contratos de trabajo que firman a su llegada. Reciben un salario o un sueldo por hora en ciclos de pago establecidos.

Trabajan dentro de las oficinas de la empresa (a no ser que la empresa sea a distancia), de forma regulada por sus empleadores. Para realizar el trabajo, utilizan herramientas y equipos dados, mantenidos y financiados por la empresa.

Los empleados, por lo tanto, dependen de sus empleadores para muchas cosas y están obligados a trabajar de una manera determinada por sus superiores y los propietarios de la empresa. El hecho de tener que cumplir un horario de trabajo, un código de vestimenta y una cultura empresarial estrictos deja a los empleados con niveles de libertad significativamente menores en comparación con los trabajadores independientes.

Sin embargo, los empresarios están obligados a hacer mucho más por su equipo de empleados.

A cambio de su lealtad profesional, los empleados reciben beneficios como seguro médico, indemnización por accidente laboral, contribución al plan de jubilación, vacaciones remuneradas, etc.

Además de los requisitos legales mencionados, los empresarios deben proporcionar a sus empleados la formación adecuada y asegurarse de que están contentos y prosperan. De lo contrario, los empleados podrían dejarles por una oferta mejor, y es más costoso encontrar y contratar gente nueva en comparación con la retención de empleados.

A veces, la gente confunde las cosas y no saben diferenciar claramente entre empleados y trabajadores independientes. Para evitar esto (y las sanciones que pueden derivarse), lee nuestro artículo sobre la clasificación errónea de empleados como trabajadores independientes.

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La diferencia entre trabajador independiente y empleado a efectos legales y fiscales

Arriba están las diferencias más básicas entre empleados y trabajadores independientes.

Cuando le pagas al trabajador independiente, solo tienes que cumplir este requisito:

  • Acordar los términos y honorarios de trabajo.

El resto de tareas legales les corresponde a ellos, incluyendo los impuestos y prestaciones.

Si quieres ofrecerle un puesto de tiempo completo a tu trabajador independiente, ten presente las responsabilidades que tienes con el empleado:

  • Retención de impuestos: los empresarios deben retener una parte de los ingresos de los empleados a efectos fiscales:
    1) Impuesto sobre la Renta
    2) Impuesto de la Seguridad Social
    3) Asistencia médica y otros impuestos dependiendo del país

Te recomendamos revisar cada norma legal y beneficio local que requiera el país en el que estará tu nuevo empleado.

Convertir un trabajador independiente en empleado

Una vez que sepas lo que hay que hacer en materia de impuestos, todo lo demás será mucho más fácil.

Esto es lo que hay que hacer para completar el proceso de conversión de un trabajador independiente a un empleado:

  • Determinar el estatus de empleado
  • Informar al trabajador independiente sobre la transición a empleado
  • Hacer los ajustes necesarios para el nuevo empleado
  • Sumar el nuevo empleado a la nómina de la empresa

Determinar el estatus de empleado

En primer lugar, debes determinar si tu trabajador independiente puede pasar a ser un empleado. Para ayudarte responde estas preguntas:

  1. Qué grado de control tiene el empleador sobre el comportamiento del trabajador - Como se ha mencionado, los trabajadores independientes tienen la libertad de elegir las horas de trabajo, los días libres, las herramientas y el espacio de trabajo, así como la forma de trabajar, mientras que los empleados tienen que seguir las normas de la empresa.
  2. ¿Tiene el empleador control financiero sobre el trabajador? - Los trabajadores independientes y los empleadores tienen un acuerdo mutuo respecto a la remuneración, mientras que los empleados tienen garantizado un salario mínimo.
  3. Tipo de relación y duración - Si la relación es a largo plazo y no cambia a menudo, posiblemente es empleado; los trabajadores independientes son contratados temporalmente, sin garantías, a menudo solo para determinados proyectos.

Cuéntale al trabajador independiente sobre la transición a empleado

Una vez que hayas determinado que tu trabajador independiente es apto para hacer este cambio, cuéntale.

Aquí es donde tendrás que discutir lo que esto podría significar para su carrera. Algunos trabajadores independientes adoran su libertad y la forma de trabajar actualmente, no estarán dispuestos a hacer el cambio. Su contrato les permite muchas libertades e independencia, así como la posibilidad de fijar su propia tarifa contractual. Entonces, ¿qué hay que hacer para convencerlos?

Negociar es la clave del juego: hazles saber que valoras sus habilidades y que deseas darles algo más, para que se queden más tiempo. Esto puede incluir formación, aumento del salario anual, seguro de vida o cualquier otra cosa que estés dispuesto a ofrecer.

También puedes ofrecerles un salario base, bonos y ventajas adicionales, algo que su contrato actual no podría aportarles. Tener un trabajo a tiempo completo también significa tener un salario a tiempo completo, así que asegúrate de que la oferta de trabajo se ajusta a eso y no tendrás ningún problema para convencerles.

Si están de acuerdo, puedes ponerte en contacto con el departamento de RRHH y empezar a hacer el cambio necesario. Hazles saber cómo este cambio se ve reflejado en sus obligaciones legales y los requisitos fiscales.

Haz los ajustes necesarios para el nuevo empleado

Te damos algunos consejos para que tu nuevo empleado se sienta bienvenido y tenga todo lo que necesita:

  • Preséntale al resto de su equipo
  • Elige un mentor dedicado que le ayude a adaptarse y a aprender cómo funcionan las cosas para los empleados de tiempo completo
  • Dales herramientas, equipos y un espacio de trabajo designado
  • Asegúrate de que pasen por el proceso de onboarding

Suma el nuevo empleado a la nómina de la empresa

Para ello, necesitarás a tu departamento de RRHH, que se asegurará de que toda la información necesaria se recoja y se guarde en el registro del nuevo empleado. Puede que haya que hacer algunas comprobaciones y papeleo adicional, como la firma de acuerdos y contratos de trabajo, y ya está todo listo.

También debes pagar los honorarios de un reclutador si has elegido trabajar con una agencia de empleo. Pueden ser de gran ayuda en esta transición de los trabajadores contratados si lo necesitas. Una de las mayores ventajas de trabajar con ellos es que pueden ofrecerte una tarifa de mercado para el nuevo trabajo que quieres que realice un empleado. Es posible que la tarifa salarial de tu freelancer no coincida con lo que querías ofrecer, así que es mejor tener la información de antemano.

¿Contratar empleados a nivel internacional? Estas son tus opciones

Si las personas que quieres contratar viven en otros países, las cosas se complican un poco más. Esto se debe a que hay que cumplir también las leyes extranjeras. Y algunas pueden ser bastante diferentes: plazos de preaviso, tiempo libre obligatorio, salario mínimo... Es imposible familiarizarse con todo esto, pero no es necesario hacerlo. Lo que sí tienes son estas dos opciones:

  • Abrir una filial La filial es una sucursal local de tu empresa que te permite contratar trabajadores como empleados locales; esto requiere que encuentres a alguien sobre el terreno que complete el trabajo legal y financiero, para que cumplas con la legislación laboral local.
  • Utilizar los servicios del Employer of Record (EOR) Esta opción es mucho más fácil de gestionar que una filial; al subcontratar todo el proceso de contratación, estás convirtiendo al Employer of Record en la parte contratante en tu nombre.

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