¿Sabías que un ejecutivo suele gastar 23 horas a la semana en reuniones, lo que significa casi la mitad de su tiempo, según un estudio de Harvard Business Review? Muchos de estos encuentros pueden resolverse de otra manera, por ejemplo a través la comunicación asincrónica, si la situación lo permite. Con el propósito de aumentar la productividad de tu equipo, descubre cuál es la diferencia entre la comunicación sincrónica y asincrónica y cuándo es más conveniente una u otra.
¿Por qué es importante la comunicación eficaz en equipo remoto?
La comunicación es clave al momento de gestionar equipos remotos. Elegir la opción más efectiva es crucial para que este modelo de trabajo realmente funcione. Es por ello que el trabajo remoto supone un desafío para el intercambio adecuado de la información. Entre las formas de llevarlo a cabo, nos encontramos con la comunicación sincrónica y asincrónica.
Solo así es posible que los proyectos vean la luz al final del día y que los resultados sean los esperados o superen con creces los objetivos planteados y las expectativas alrededor de ellos.
¿Qué es la comunicación sincrónica?
La comunicación sincrónica ocurre cuando las personas interactúan entre sí coincidiendo en el tiempo. Es decir, el intercambio de los mensajes se produce en tiempo real, de manera simultánea.
Por lo tanto, este tipo de comunicación se caracteriza por la simultaneidad, ya que las personas participan de la conversación y se relacionan al mismo tiempo.
Un claro ejemplo de comunicación sincrónica es la videollamada. Cuando dos trabajadores se reúnen por Zoom para intercambiar novedades sobre un proyecto en el que están trabajando, esa interacción es una forma de comunicación sincrónica. Los encuentros en persona también lo son.
Ventajas y desventajas de la comunicación sincrónica
Las principales ventajas de la comunicación sincrónica son:
- Velocidad: este tipo de comunicación es una alternativa más dinámica para los equipos, porque el intercambio se produce más rápido y de forma fluida.
- Inmediatez: ya que la comunicación se da en simultáneo, los problemas o los malentendidos se pueden resolver de inmediato, incluso, sobre la marcha.
- Más cercanía: la comunicación sincrónica permite construir mejores conexiones entre los miembros de un equipo, gracias a la cercanía que ayudan a lograr las reuniones cara a cara o el contacto directo.
- Mayor profundidad: en una conversación en tiempo real, los equipos pueden alcanzar un nivel de profundidad mayor sobre el asunto que están discutiendo. Esto gracias al intercambio de opiniones de manera fluida.
En cuanto a las desventajas:
- Incompatibilidad horaria: los equipos remotos suelen conformarse con trabajadores ubicados en distintos países y zonas horarias. En esos casos, el hecho de coordinar reuniones virtuales, a las que puedan asistir todos, es complicado.
- Menor productividad: durante la pandemia, muchas empresas creyeron que una forma de mantener a sus equipos motivados y comprometidos consistía en reunirse en vivo a través de videoconferencia varias veces a la semana. Esto supuso una pérdida de tiempo considerable para los trabajadores y con ello, una menor productividad. Aquí te contamos cómo eliminar reuniones siendo un equipo remoto y cómo aprovechar las habilidades blandas para lograr más productividad.
- Burnout: el exceso de reuniones puede causar estrés y fatiga en los empleados y ser, de hecho, una de las causas del burnout en los trabajadores remotos.
¿Cuándo utilizar la comunicación sincrónica?
Debido a que estas comunicaciones funcionan en tiempo real, son ideales en aquellos casos en los que se deben resolver situaciones de inmediato.
Si tienes que tratar un asunto muy delicado, lo mejor es hablar cara a cara o por teléfono. Hay temas que no es conveniente hablar por correo o mensaje de texto.
Muchas veces, también ocurre que hay un proceso o un proyecto complejo que como líder de equipo tienes que explicar. Lo mejor en esos casos es optar por la comunicación sincrónica.
Otras situaciones a tener en cuenta:
- Sesiones para intercambiar ideas.
- Entrevistas en el proceso de contratación.
- Reuniones uno a uno.
- Espacios de feedback o retroalimentación.
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¿Qué es la comunicación asincrónica?
La comunicación asincrónica refiere a cualquier interacción entre dos o más personas que no se desarrolla en tiempo real. En esta forma de comunicación, no se da en simultáneo, sino de forma intermitente.
Podríamos pensar en el correo electrónico como uno de los ejemplos más conocidos de comunicación asincrónica. Con este, el trabajador envía un e-mail, pero la respuesta no llega al instante, sino que se trata de una manera diferida de comunicación. El interlocutor puede leer el mensaje apenas lo recibe, pero eso no quiere decir que enviará su respuesta en ese mismo momento.
Así, en la comunicación asincrónica el intercambio de la información ocurre de forma diferida en el tiempo. Es decir, que no hay coincidencia temporal entre el mensaje que se envía y la respuesta que se recibe.
Para hablar de comunicación asincrónica, la tecnología es clave. Sin herramientas asincrónicas que permitan el intercambio de información en diferido, esta forma de comunicación no podría existir.
Ventajas y desventajas de la comunicación asincrónica
Ahora veamos las ventajas de la comunicación asincrónica:
- Mejores respuestas: cuando un colaborador recibe un e-mail con una indicación de trabajo o el feedback de un proyecto, tiene más tiempo para asimilar la información, comprenderla y elaborar una respuesta más racional y reflexiva.
- Mayor flexibilidad: trabajar remoto permite tener una mayor libertad de horarios y esto aplica a la disponibilidad para responder los mensajes del trabajo. Con la comunicación asincrónica el colaborador puede decidir cuándo ver el mensaje y enviar una respuesta.
- Compatible con diferentes zonas horarias: en la comunicación asincrónica no se necesita coordinar con otras personas el momento de enviar y recibir la información. Estos mensajes no están atados a una hora determinada. Por lo tanto, cada trabajador puede consultar la información en el horario que esté disponible para hacerlo.
- Documentar la información: todas las comunicaciones pueden quedar documentadas. Ya sea que uses aplicaciones de mensajería instantánea, correo electrónico, apps para la gestión de documentos o tareas, en cualquier caso, las interacciones quedarán registradas. A su vez, esto ayuda a hacer un mejor seguimiento.
Claro que no son todos beneficios. Cuando se trata de comunicación asincrónica, también hay desventajas que considerar:
- Pueden ser más lentas: estas comunicaciones no se realizan en tiempo real, por lo tanto, no son inmediatas. En función de lo que se necesite resolver, esto puede ser una dificultad.
- Hay quienes olvidan responder: cuando se recibe mucha información de manera constante, puede ocurrir que algún mensaje quede sin revisar y, con ello, sin responder.
- Menos conexión: aunque las comunicaciones asincrónicas pueden ser más efectivas, también dificultan la posibilidad de conectarse en tiempo real, lo que puede generar equipos más distantes.
- Errónea interpretación: los malos entendidos pueden estar a la orden del día. Por eso es importante una redacción clara y un abordaje de la comunicación orientada a la asertividad. La inteligencia emocional también puede trabajarse para prevenir estas situaciones.
Aún así, es valioso tener en cuenta que la cultura empresarial también puede construirse y fortalecerse de esta manera. En este otro artículo, te contamos cuáles son los elementos clave y cómo construir una cultura organizacional atractiva.
¿Cuándo se utiliza la comunicación asincrónica?
Esta forma de comunicación le da mayor libertad a los colaboradores para responder cuando quieran o puedan hacerlo. Por ello, es ideal para tratar asuntos que no requieran respuesta inmediata.
La comunicación asincrónica es perfecta para hacer un mejor seguimiento en un proyecto concreto. Por ejemplo, el hecho de poder dejar notas en un documento permite trabajar de forma precisa sobre el mismo, sin perder ningún detalle.
Para comunicarte con un trabajador que está en una zona horaria diferente, las herramientas de comunicación asincrónica son las adecuadas.
También son ideales cuando tienes que enviar un mensaje a un grupo de trabajadores que no pueden coincidir en una misma reunión. Si quieres que todos estén al tanto, aunque no todos puedan asistir al evento en vivo, usar herramientas de comunicación asincrónica es la mejor alternativa.
¿En qué se diferencian la comunicación sincrónica y asincrónica?
Estas son las principales diferencias:
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Comunicación sincrónica |
Comunicación asincrónica |
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Ejemplos de comunicación sincrónica y asincrónica en una empresa remota
Revisemos algunos ejemplos de comunicación sincrónica:
- Dos trabajadores comentando los detalles de un proyecto en un chat en vivo (por ejemplo, redes sociales internas) o Slack.
- Una reunión de todos los miembros del equipo a través de cualquier plataforma de videoconferencia.
- Llamadas telefónicas individuales o grupales para hacer el seguimiento de una tarea.
En cuanto a los ejemplos de comunicación asincrónica:
- Dos colaboradores conversando por mensajería instantánea.
- El intercambio de información por correo electrónico.
- Envío de mensajes de texto.
- Las notas que deja un equipo de trabajo en herramientas de administración de tareas como Jira.
- Los comentarios que pueden dejarse en documentos compartidos.
- Un mensaje en video pregrabado.
Herramientas de la comunicación sincrónica y asincrónica
Herramientas de comunicación sincrónica para equipos distribuidos:
- Apps de videollamada: para tener un encuentro 1:1 o de forma grupal, se puede usar aplicaciones como Zoom, Google Meet o Microsoft Teams.
- Apps de mensajería instantánea: así como WhatsApp es para el uso personal para los mensajes de texto, Slack lo es para el mundo corporativo. A través de él, se pueden enviar mensajes por chats privados o grupales.
Herramientas de comunicación asincrónica:
- Apps de gestión de proyectos: como Trello, ClickUp o Asana, las cuales permiten tener un registro de los proyectos y hacer un seguimiento en tiempo real sobre el progreso de los mismos.
- Plataformas de comunicación: herramientas como Gmail para el envío de correos electrónicos.
- Plataformas de comunidad: para la carga de avisos o novedades internas.
- Videotutoriales: para la explicación sobre cómo abordar una determinada tarea o proyecto, por ejemplo.
Como vimos hasta aquí, gestionar la comunicación en un equipo implica tener en cuenta numerosas variables. El desafío es que todos cuenten con la información que necesitan para poder hacer su trabajo. Por ello, mejorar la forma de comunicarte con tus colaboradores es un objetivo muy importante.
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- Reunión 1 a 1: cómo organizarla para la máxima productividad
- 8 Estrategias para la Gestión de Talento Humano Remoto
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