Cómo Incorporar Trabajadores Remotos: Todo Lo Que Necesitas Saber

La incorporación de trabajadores remotos de manera virtual no tiene por qué ser un dolor de cabeza. Obtén más información sobre los pasos cruciales que debes seguir para convertir a tu nuevo trabajador en un miembro del equipo en poco tiempo.

Talin Terzakyan
Written by Talin Terzakyan
enero 26, 2022
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El número de trabajadores que lo hacen de forma remota sigue creciendo cada año. Sin embargo, en 2020 debido a la pandemia mundial, este fenómeno se ha disparado. Esta transformación acelerada causó muchas molestias en todos los procesos incluyendo la incorporación de nuevos trabajadores. Siempre nos sentimos nerviosos por el primer día en una nueva empresa incluso antes de este fenómeno, entonces, ¿qué pueden hacer las empresas para que sus nuevos trabajadores remotos se sientan a gusto?

Cada empleador debe comprender que, aunque el método puede ser diferente, los resultados deben ser los mismos. Cada trabajador remoto que se une a tu empresa necesita sentirse parte del equipo. Veamos cómo puedes hacer precisamente que eso pase, incluso de forma online.

¿Cuáles son los desafíos de un proceso de onboarding virtual?

Los trabajadores remotos se están convirtiendo en parte de tu empresa sin encontrarse físicamente con los miembros de su propio equipo u otros colegas. Esos momentos de charla amistosa en la oficina están simplemente fuera de alcance. Esto significa que uno de los mayores desafíos de un programa de onboarding virtual es hacer que tu nuevo trabajador se sienta realmente parte del equipo.

Además de esto, puede tomar mucho más tiempo que los nuevos trabajadores se adapten. Sin ver a la mayoría de sus colegas todos los días, aprender sus roles, posiciones, antigüedad e importancia probablemente llevará mucho más tiempo. Debes tener esto en cuenta cuando planifiques su sesión de orientación.

Ya sea que seas una startup o una empresa de más de 100 colaboradores, si quieres incorporar con éxito a los trabajadores remotos, debes manejar la logística de todo de la manera más fluida posible: Firmar documentos, entregar equipos, configurar un nuevo software...no es imposible, pero puede requerir que pases por un par de obstáculos.

¿Cuáles son los beneficios de una inducción remota para nuevas contrataciones?

A primera vista, puede parecer que el Covid-19 te ha privado de todos los aspectos más importantes de un buen proceso de inducción. Sin embargo, la necesidad de hacer todo online viene con un par de ventajas que pueden ser muy útiles para las nuevas contrataciones. El trabajo remoto tiene muchos beneficios en general, y el proceso de onboarding no es la excepción.

Para empezar, tus nuevos trabajadores estarán mucho más enfocados pues no estarán en una oficina ruidosa y llena de distracciones. En su lugar, tendrán tiempo suficiente para aprender toda la información importante que les brindará durante la primera semana. Esto conducirá a una generación completamente nueva de contrataciones remotas, incorporadas virtualmente y que tendrán un sólido inicio en la empresa.

Una de las mayores preocupaciones es siempre la falta de contacto social. Pero si planificas un proceso de incorporación que incluya a otros colegas, estratégica y cuidadosamente, tus nuevos trabajadores se sentirán parte del equipo desde el primer día. ¿Cómo es eso? En lugar de recibir un "Hola" pasajero y un "¿cómo estás?" cortés, estos tendrán tiempo valioso de sus colegas, dedicado solo a ellos, con el único propósito de conocerlos bien. Esto hará que se sientan valorados y apreciados.

Finalmente, el último beneficio de convertirse virtualmente en parte del equipo remoto es la experiencia compartida. Debido a la pandemia mundial, todos estamos pasando por un período muy desafiante, pero, lo que también caracteriza estas nuevas circunstancias es que estamos todos juntos en esto. Tus nuevos trabajadores tendrán un sentido de pertenencia que tus trabajadores más antiguos nunca tendrán la oportunidad de experimentar. En tiempos difíciles, los sentimientos de solidaridad y la necesidad de una comunidad se disparan, así que usa eso a tu favor.

¿Cuáles son los objetivos del proceso de onboarding de trabajadores remotos?

Tus nuevos trabajadores remotos deben alcanzar los mismos objetivos que los que se incorporaron antes que ellos y antes de este cambio. Al final del proceso, no deben sentirse como un nuevo trabajador, sino como parte del equipo, los lazos que forman con sus colegas deben ser importantes para ellos, y la emoción de un nuevo trabajo no debe disminuir. Por último, estos necesitan sentirse empoderados para enfrentar todos los desafíos del trabajo remoto. Cuando termine el onboarding, tus nuevos trabajadores deben sentir que son capaces de hacer su trabajo y que son bienvenidos y que representan una parte importante del equipo.

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Reclutamiento y selección de nuevos trabajadores

Antes incluso de discutir el proceso de onboarding, debemos asegurarnos de que hayas encontrado a los nuevos miembros de tu equipo. Es comprensible que este cambio también haya afectado el proceso de contratación, incluso desde la búsqueda de nuevos talentos. Para asegurarte de que los resultados finales no carezcan de calidad, es necesario realizar ciertos ajustes en el proceso debido a las nuevas limitaciones. Por ejemplo, al comunicarte con posibles candidatos, lo cuál se hará en la mayoría de los casos de forma escrita, asegúrate de que el mensaje que envíes sea directo y esté alineado con los objetivos de tu empresa.

La entrevista es el primer paso en el proceso de onboarding

Cada reclutador te dirá que juzgar a alguien en función del proceso de la entrevista es, en el mejor de los casos, una suposición. Teniendo en cuenta que en realidad no podrás conocer al candidato cara a cara, tu proceso de contratación debe expandirse e incluir más pasos. Una de las mejores maneras de lograr esto y evaluar con precisión las habilidades de tus candidatos, es presentarles un desafío o asignarles una tarea a desarrollar.

Ten en cuenta que durante este proceso, el candidato también te está juzgando a ti y a tu empresa. Una entrevista es cómo comienza la experiencia de onboarding, así que procura dejar una buena impresión, incluso cuando se trate de un candidato que tal vez no encajará bien.

Establecer las expectativas correctas es un trabajo a medio hacer

Muchos candidatos que conocerás serán novatos. Nunca han hecho una entrevista virtual, y mucho menos un onboarding completo en el que hayan conocido a sus colegas o superiores. Necesitan saber qué esperar: del proceso, del trabajo y de ti. Las videollamadas pueden llegar a ser incómodas y a poner nerviosas a las personas cuando se hacen con alguien que no conocen. Hazlos sentir cómodos, guíalos a través de cada paso y procura estar disponible en caso de que tengan alguna pregunta.

¿Tu nuevo trabajador se adapta bien a la cultura?

Es posible que la cultura de tu empresa haya cambiado durante este año. De sillas grandes y cómodas y salas de conferencias enormes, a videoconferencias durante todo el día. No importa cómo sea tu cultura ahora, asegúrate de que tu nuevo trabajador encaje bien. Convertirse en parte del equipo puede no ser tan fácil cuando se hace de forma remota, así que tu tarea es elegir un candidato que sea bien recibido en el equipo por quienes son.

Bienvenida a tus nuevos trabajadores

Ahora que haz elegido a tu candidato ideal y este ha aceptado tu oferta con entusiasmo, comienza la parte crucial de la bienvenida. Si necesitas transferirlos a uno de tus colegas de RRHH, asegúrate de que tengan toda la información, para que a tu candidato no le importe el cambio.

Saca el papeleo de tu camino

El coronavirus ha tenido un par de impactos positivos en la sociedad, por ejemplo, la digitalización del papeleo físico, lo cuál sin duda está ayudando al planeta. Además, también ha ayudado al departamento de RRHH a ahorrar tiempo valioso. En lugar de presentar un montón de documentos para cada nueva contratación, puedes implementar una nueva herramienta que te permita firmar todos los documentos necesarios de forma electrónica en poco tiempo.

Este cambio también será beneficioso para tu nuevo trabajador. Envíales todos los documentos con anticipación, para que no pierdan ni un momento de su primer día firmándolos como lo harían normalmente. Programa una videollamada para guiarlos a través del proceso, y estarán listos para comenzar. Esta también es una buena oportunidad para presentarles la política de trabajo remoto en caso de que tu empresa tenga una ya establecida.

Asegúrate de que tus nuevos trabajadores se sientan bienvenidos

Ahora llegamos a la parte difícil. Conseguir el mismo nivel de cercanía, compañerismo y ambiente de oficina del que se pueden beneficiar los nuevos trabajadores no será tarea fácil. Sin embargo, hay acciones que puedes tomar para asegurarte de que su conexión con la empresa y sus trabajadores comience desde el primer día y aumente con el tiempo.

Durante su primera semana, asigna a un colega diferente todos los días para que sea su amigo, darle soporte, hacerle seguimiento, presentarle a más personas y también para hablar sobre cosas no relacionadas con el trabajo. Incluye a todos los involucrados en el proceso de la entrevista en este proceso también. Esta iniciativa no debe sentirse obligatoria o forzada, permite que las personas establezcan conexiones de forma natural mientras les brindas la oportunidad, el tiempo y el sistema de apoyo para hacerlo. Indica a tus trabajadores que usen Slack, Zoom u alguna otra herramienta para fomentar la colaboración y promover la comunicación de manera remota en toda la empresa.

Una vez que todos los papeles estén firmados y todos se hayan presentado, es hora de que tu nuevo trabajador empiece a desarrollar sus funciones. Pero, ¿por dónde empezar? Lo más probable es que estén muy confundidos y tal vez un poco inseguros, aquí es donde tu entras. Si no lo haz hecho hasta este punto, esta es una excelente oportunidad para solucionarlo y crear un manual del empleado. Crea una plantilla, una especie de lista de onboarding, que ajustarás de acuerdo a cada persona y llena este documento con información útil sobre el puesto, las responsabilidades y las expectativas.

Otro paso que puedes tomar es enviar un kit de bienvenida a la casa tu nuevo trabajador. El hecho de que no estén en la oficina no significa que no puedan disfrutar de algunos regalos de la compañía: tazas, bolígrafos, cuadernos, etc. Anima a todos los nuevos trabajadores a hacer la mejor foto con lo que recibieron y para obtener un premio simbólico.

Convirtiendo a los novatos en colegas

La parte en la que tu candidato se convierte en tu nuevo trabajador ha terminado, pero aún puedes dar un paso más y asegurarte de que este se convierta en un miembro valioso e irremplazable del equipo. Las primeras dos semanas en un nuevo trabajo son críticas y hay muchas cosas que puedes hacer para facilitar esta transición.

¿Tus trabajadores remotos saben qué esperar?

Una vez que todos los papeles estén firmados y todos se hayan presentado, es hora de que tu nuevo trabajador empiece a desarrollar sus funciones. Pero, ¿por dónde empezar? Lo más probable es que estén muy confundidos y tal vez un poco inseguros, aquí es donde tu entras. Si no lo has hecho hasta este punto, esta es una excelente oportunidad para solucionarlo y crear un manual del empleado. Cree una plantilla, una especie de lista de verificación de incorporación, que ajustará en consecuencia y llene este documento con información útil sobre el puesto, las responsabilidades y las expectativas.

También debes agregar información sobre la empresa, su jefe directo, los miembros del equipo y todo lo que te parezca relevante. Tus nuevos trabajadores remotos tienen mucho que aprender.

El conocimiento es poder, y ellos necesitan aprender

La mayoría de los gerentes de RRHH cometen un error al hacer el plan de onboarding y no incluyen el panorama general. Además de aprender sobre la empresa, la jerarquía, las herramientas de comunicación y el software de mensajería, también deben comprender todo sobre su rol.

¿Qué queremos decir con eso? Bueno, deberían saber cuáles son los objetivos planificados para el departamento y su posición. Qué se espera de ellos y cómo lograrlo. Cómo pueden mejorar la posición y hacia donde se dirige la empresa.

Introducir a los nuevos trabajadores en su rol dentro del gran rompecabezas que es tu empresa es un excelente primer paso para convertirlos en trabajadores productivos y significativos. También es una excelente manera de aumentar tu tasa de retención: si están convencidos de que son valiosos e irremplazables, es menos probable que renuncien.

Enseñar a un hombre a pescar...

Todos sabemos cómo dice el refrán. Puedes dar conferencias hasta que pierdas la voz, pero al final, deben comenzar a hacer el trabajo ellos mismos. Cada sesión de capacitación que recibe tu nuevo trabajador debe tener una parte práctica, donde puedan ensayar lo que harán todos los días. No es fácil lograr esto a través de una videoconferencia, sin embargo, es necesario, así que crea juegos interactivos y actividades e incluye a todos. Crea desafíos para toda la empresa que aumentarán la productividad general y el nivel de conocimiento, al mismo tiempo que permitirán que tus trabajadores se conozcan entre sí más rápido.

El proceso de onboarding realmente nunca termina

El primer día en la empresa de tus nuevos trabajadores pasará, en poco tiempo estos se convertirán en miembros importantes del equipo y en personas valiosos para la empresa. Pero para asegurarte de que continúen haciéndolo, debes comprender que el proceso de onboarding de un empleado realmente nunca termina. Todos los demás procesos de RRHH deben simplificarse a partir de este, logrando los mismos objetivos: fomentar la colaboración, empoderar a los trabajadores y crear una empresa cada vez más fuerte. Evalúa el proceso a medida que lleguen nuevos trabajadores y adáptalo si es necesario. El tiempo y el esfuerzo que inviertas en este primer punto de contacto serán invaluables en el futuro.

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