Es muy importante para las empresas contar con las herramientas tecnológicas y los líderes adecuados, que sean capaces de gestionar equipos de trabajo que ya no comparten el espacio físico de una oficina.
Te contamos cuáles son las estrategias y herramientas para poder coordinar equipos a distancia, con eficiencia y rigor profesional, y así lograr alcanzar el éxito.
Los desafíos que enfrenta la gestión del trabajo a distancia
Son varios los retos que debe enfrentar un líder de equipos remotos. Conocer algunos de ellos contribuirá a que, como líder, puedas afrontarlos y llevar a feliz término lo que a simple vista parece una odisea.
La imposibilidad de verse cara a cara. Está comprobado que la presencialidad no implica necesariamente mayor productividad. En este contexto, como líder requieres afianzar las comunicaciones que te permitan mantener la conexión con cada uno de tus colaboradores, tanto de manera individual como del grupo en su totalidad. Halla los medios de comunicación apropiados según tus requerimientos. Si en tu empresa hay un chat interno, úsalo, así harás que tu trabajador remoto sea más cercano a tu empresa.
Contar con las herramientas de trabajo adecuadas. Para el trabajador remoto tener una computadora idónea y una buena conexión a internet es algo elemental, pero que muchas veces se pasa por alto. Comprueba que tiene el espacio adecuado, con un escritorio y una silla cómoda, será un gran plus para ti como gestor el saber que tu colaborador está cómodo y con los elementos indispensables para llevar a cabo tu proyecto, y para ella o para él, porque sabrán que cuentan con el apoyo de alguien que va más allá del trabajo en sí mismo.
Empatía. Debes saber que la distancia, las responsabilidades personales, del hogar y la familia forman parte del desempeño laboral del trabajador. Tener la empatía necesaria para comprender que se pueden dar situaciones ajenas a tu control por no estar en una “oficina física”, va a contribuir a que no sientas ansiedad o inseguridad por incumplimiento. Si existe un contrato de por medio no sentirás preocupación por tus colaboradores remotos.
El rol del líder en la gestión de equipos remotos
En todo grupo humano siempre fue importante la figura del líder. En épocas de trabajo a distancia, más aún. Una buena administración de equipos remotos te permitirá mantener motivado a tu trabajador y potenciar sus habilidades.
¿Cómo puedes hacerlo? Aplicando unos cuantos tips:
- Bríndale autonomía: definiendo de antemano objetivos claros y medibles que te permitan hacer seguimiento a su trabajo y a tu colaborador organizar su tiempo, en caso que tenga más proyectos.
- No controles en exceso: en tiempos de flexibilidad laboral, no es necesario que estés buscando la manera de revisar cuántas horas pasó el trabajador frente a la pantalla, sino medir su productividad según los objetivos alcanzados.
- No presiones por presionar: los líderes que presionan y controlan excesivamente a su equipo terminan por perder su confianza y abrumarlo, esto repercute en el compromiso del trabajador y a la hora de "ponerse la camiseta" de la compañía lo pensará dos veces. Por esta razón te insistimos en la relevancia de establecer lineamientos laborales desde el comienzo, si los tienes delimitados, la presión para exigir cumplimiento no existe.
- Atiende aspectos emocionales: como líder debes velar no solo por la eficiencia de tus trabajadores a la hora de realizar sus funciones, sino también por aspectos que tienen que ver con la persona y sus emociones.
Ten presente que el confinamiento y el trabajo en solitario desde la casa repercutieron negativamente en muchas personas. Al gestionar colaboradores remotos implementa estrategias y metodologías que estimulen el desarrollo de sus tareas sin dejar de lado tu rol de líder, simplemente encuentra el equilibrio entre la exigencia laboral y el ámbito personal de tus colaboradores.
Sin embargo, tu liderazgo hará que dichas situaciones se transformen en un tema del día a día, o por el contrario, no se presenten gracias a la comunicación y los parámetros de trabajo que han creado entre todos, bajo tu supervisión, guía y seguimiento.
Guía co-creada con Crehana, con las mejores prácticas que usaron Cencosud, Aeroméxico, Hubspot, SmartDoctor y Navent para adaptarse al nuevo mundo laboral.
Consejos para gestionar equipos remotos
Hay muchos consejos para que gestiones eficientemente equipos de trabajo remotos, ejerciendo un liderazgo positivo y productivo. ¡Vamos por ellos!
- Fijar reglas claras. Para gestionar un equipo de trabajo virtual es importante establecer reglas claras, trazar objetivos medibles y cuantificables, como te contamos más arriba. De esta forma, el seguimiento al desempeño de tus colaboradores será más organizado y eficiente.
- Realizar videollamadas grupales o individuales. Te sirven para llevar un registro diario del trabajo. Las reuniones periódicas son muy importantes porque en ellas puedes dedicar tiempo al trabajador, realizar un feedback de su desempeño y despejar dudas. Las daily son una alternativa excelente cuando de seguimiento a proyectos se trata.
- Mostrarse cercano y abierto. Escucha no solo las preocupaciones laborales, pregúntales también cómo están. A lo mejor tuvieron una noche fatal porque estaban enfermos o estaban preocupados por su hija que se cayó. No se trata que te conviertas en su terapeuta personal sino que te identifiquen como un líder que gestiona a los equipos remotos y a su vez está al tanto de ellos integralmente.
- Poner límites al trabajo remoto. No hay que confundir flexibilidad con trabajar a cualquier hora del día. Implementa políticas de desconexión digital que incentiven el descanso. Aunque sabemos que lo remoto implica cierta “libertad” también es una realidad que el trabajo en exceso puede conllevar a menor productividad y resultados poco satisfactorios.
- Brindar las herramientas tecnológicas adecuadas. Ofrece los canales de comunicación adecuados, los programas y herramientas de gestión de proyectos, administración del tiempo y de equipos que permitan desempeñar mejor las funciones operativas.
Productividad en el trabajo remoto
Las nuevas tecnologías y la digitalización nos proveen de los recursos necesarios para llevar la oficina a nuestra casa. Los portátiles y pc son los grandes aliados con sus herramientas, aplicaciones y dispositivos cada vez más sofisticados y profesionales que facilitan el trabajo virtual.
¿Quién iba a imaginar que el tiempo daría la razón a quienes aseguraban que el empleo remoto podía resultar incluso más productivo, eficiente y beneficioso, tanto para el CEO de una organización como para el trabajador de la misma?
Tal es así que diversas empresas alrededor del mundo optaron por convertir el trabajo a distancia en una opción permanente y definitiva: por la disminución de los costos administrativos, las facilidades tecnológicas y la oportunidad de contratar talento a nivel internacional.
Supongamos que tú eres una de estas compañías o estimas serlo en poco tiempo. Tienes los equipos de trabajo, las herramientas y quieres obtener la mayor productividad con tus colaboradores remotos. Como líder y coordinador te preguntas entonces, ¿cómo ser más productivos? La respuesta está en tomar en cuenta ciertas claves:
Planifica y organiza las tareas
Para alcanzar la productividad deseada es importante que determines cuál es el flujo de trabajo, quién lo va a realizar y en qué tiempo.
Define los proyectos, sus etapas y el tiempo de trabajo que van a demandar. Luego, organiza las funciones de cada colaborador, las partes del proyecto que le corresponde a cada uno y el tiempo estimado de entrega.
Plataformas como Asana, Monday y Trello (entre otras) son muy útiles a la hora de calendarizar y manejar las líneas de tiempo de los proyectos. Muchas de ellas están disponibles en la nube y permiten compartir el trabajo con los demás miembros del equipo, editar y mejorar los contenidos, ¡todo en tiempo real!
Controla el trabajo y gestiona el tiempo
Es sabido que la correcta gestión del tiempo es fundamental para lograr una mayor productividad laboral. Para ello también hay plataformas como Taggl, Todoist, MindMeister, que realizan el seguimiento que se necesita y que se debe dedicar a cada proyecto. Mejoran la productividad y a su vez simplifican el trabajo diario.
La buena noticia es que al haber diversas y variadas opciones, se ajustarán a las necesidades de cada equipo y el presupuesto del que disponen.
Contar con los canales de comunicación adecuados
Hoy en día existen múltiples canales de comunicación para realizar videollamadas o escribir mensajes instantáneos que te permitirán estar conectado con tus colaboradores, sea en tu misma ciudad o un país de otro continente.
Slack, Zoom o Google Meet son algunas de las que ganaron notoriedad durante la pandemia. Aunque Microsoft Teams, Skype o Join siguen siendo altamente utilizados.
Nuevas formas de contratación global
La captación y retención de talento es primordial para las organizaciones modernas, encontrar al trabajador adecuado y contratar eficientemente es una gran virtud del reclutador.
En la actualidad, hay plataformas dedicadas a conectar a la empresa con el trabajador global. Al ir cambiando el paradigma y la cultura laboral, también las organizaciones están abriéndose a nuevas formas de contratación internacional, que muchas veces exceden las fronteras físicas de un país o continente.
Deel te permitirá contratar de forma ágil y segura a personas de todo el mundo al ocuparse de cuestiones de pagos e impuestos, de las legislaciones de cada país y todo lo que implique el trabajo con talentos internacionales.
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