Contratar A Un Asistente Virtual

Cómo Contratar A Un Asistente Virtual: Guía Definitiva

El agotamiento (o burnout) es más común en los empresarios de lo que se cree. Para ayudarte a ti mismo y a tu negocio, considera la posibilidad de contratar a un asistente virtual. Déjanos mostrarte cómo.

Talin Terzakyan
Written by Talin Terzakyan
mayo 24, 2022
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Ser director de tu propio negocio suele significar que lo hacess todo. Es de esperar que se invierta tanto en un negocio que se construye desde cero. Sin embargo, puede ser perjudicial tanto para tu salud física y mental como para tu negocio. Dejar ir es difícil, pero bastante necesario. Para conseguir el mejor resultado posible, debes empezar por utilizar tus recursos de forma inteligente. Tu tiempo y tu energía son tus recursos más valiosos: haz un buen uso de ellos contratando a un asistente virtual.

Es posible que la contratación de un asistente virtual no sea la primera solución que consideres. Sin embargo, es la que te aportará el mayor retorno de la inversión. Los AV (Asistentes Virtuales) pueden ser extremadamente útiles - si sabes cómo contratarlos y cómo utilizarlos adecuadamente. En esta guía, te enseñaremos todo lo que necesitas saber sobre la contratación y gestión de asistentes virtuales para mejorar tu salud y el rendimiento de tu negocio.

¿Qué es un asistente virtual?

Seguro que has oído hablar del término asistente virtual, pero quizás no sepas en qué consiste el ámbito de trabajo de este puesto. Un asistente virtual es una persona que presta diversos servicios a empresarios o empresas desde una ubicación remota. Su popularidad va en aumento y se les contrata para realizar ciertas tareas y funciones que ayudan a aliviar el estrés y la carga de trabajo de un ejecutivo, un director general o un gerente.

¿Qué tareas puede realizar un asistente virtual?

Esa es una de las mayores ventajas de contratar asistentes virtuales: no pueden hacerlo todo, pero seguro que pueden hacer mucho. Se encargan de tareas administrativas diversas y cotidianas, como responder a correos electrónicos, programar reuniones y organizar viajes. Como cumplen con sus responsabilidades a distancia, solo necesitan una conexión a Internet. En esta función, los asistentes virtuales trabajan para que los empleadores puedan centrarse en los objetivos de la empresa.

Obligaciones y responsabilidades

  • Ayudar a los clientes con cualquier tarea administrativa.
  • Dar atención al cliente.
  • Responder a los correos electrónicos y a las llamadas telefónicas.
  • Programar reuniones.
  • Reservar planes de viaje.
  • Gestionar una lista de contactos.
  • Organizar los archivos y calendarios del empleador.

¿Existen diferentes tipos de asistentes virtuales?

Teniendo en cuenta todo lo que puede abarcar un asistente virtual, no es de extrañar que haya varios tipos. Antes de iniciar el proceso de contratación, conoce estos dos tipos y decide cuál se ajusta mejor a tus necesidades.

Asistente virtual general

En primer lugar, está el tipo más común: el asistente virtual general. La persona que desempeña esta función es muy organizada, rápida y no le importa trabajar bajo presión o con falta de información. Su trabajo consiste en hacer un seguimiento de la parte administrativa de la función, estando siempre informado de la agenda y los planes de sus superiores, así como de cosas como los horarios de los viajes, el plan de contenidos de las redes sociales, los correos electrónicos y todo tipo de obligaciones y citas. Su puesto no contribuye directamente a la generación de ingresos, y pueden medir su rendimiento en el número de tareas que han realizado con éxito.

Asistente virtual especializado

El segundo tipo es el asistente virtual especializado: una persona responsable de un proceso muy específico. Estos tienen una especialidad - un área en la que pueden aplicar sus conocimientos y experiencia previa. Suelen centrarse en ese único tema y en un conjunto de habilidades específicas, sin expandirse a otras áreas. Debido a ello, también son más caros, pero no suelen requerir ninguna formación adicional.

Algunas de las tareas que pueden realizar son:

  • Contabilidad.
  • Gestión de proyectos.
  • Edición de video.
  • Diseño gráfico.
  • Gestión de redes sociales.
  • Publicación de contenidos en WordPress u otros CMS.

¿Cómo elegir qué tareas delegar a un asistente virtual?

En primer lugar debes tener en cuenta los tipos de asistentes virtuales antes mencionados: las generales y las especializadas. ¿Por qué es tan importante esta distinción? Porque te permite comprender mejor qué tareas delegar y, sobre todo, cómo hacerlo.

Si quieres tener a alguien responsable de tareas y procesos específicos, con tu input, capacitación e instrucciones, entonces debes contratar a una asistente general general. Su rendimiento se medirá en función de la cantidad y la calidad de las tareas realizadas. Será alguien que te ayude a reducir las tareas administrativas y repetitivas, que son necesarias para tu negocio pero que no necesariamente tienes que hacer tú. Data entry no es algo que deba hacer un director general, pero a menudo tiene que hacerlo. Ese tipo de tareas son perfectas para un asistente virtual.

Por otro lado, tienes los asistentes virtuales especializados. Su papel es totalmente diferente. En lugar de ser alguien que te protege de lo mundano y exhaustivo, de lo que puedes hacer, pero no quieres, deben ser alguien que hace algo que no puedes hacer aunque quieras. Deberían ser expertos en cosas que los CEO no son y deberían estar a cargo no de las tareas, sino de los resultados. Las instrucciones que deberían recibir son todas sobre qué hacer, pero nunca sobre cómo hacerlo.

¿Un ejemplo? El departamento de ventas. Tus asistentes virtuales generales pueden poner la información sobre los seguidores en una hoja de cálculo, pueden hacer un seguimiento de su CRM, y enviar correos electrónicos fríos. Pero un asistente virtual especializada creará una estrategia, será responsable de la generación de leads y rastreará a tus posibles clientes, atrayéndolos con un buen pitch.

Hay otra forma de ver lo que debes y no debes externalizar, independientemente de a quién elijas para hacerlo. Cada una de las tareas que se realizan como director general puede encajar en uno de estos cuatro criterios.

El primero son las tareas que debe hacer un empresario: son tareas de gran valor y los directores generales suelen ser buenos haciéndolas y quieren hacerlas: crear una marca, crear una estrategia, establecer asociaciones, contratar a los mejores candidatos y convertirlos en miembros valiosos del equipo... Esas son las tareas que nunca debes subcontratar, a nadie.

El segundo tipo son las tareas de las que los empresarios tienen dificultades para desprenderse: pequeñas tareas de menor valor que, o bien disfrutan haciendo (creando hojas de cálculo, organizando team-buildings, haciendo presentaciones de Powerpoint, transcribiendo podcasts), o bien les cuesta desprenderse. En cuanto el director general se dé cuenta de que no puede hacerlo todo él mismo, y de que no lo necesita, el negocio crecerá y su lista de tareas será mucho más corta.

Los otros dos tipos también pertenecen a la categoría de subcontratación. ¿Por qué? Bueno, el número tres son las tareas que un director general no quiere hacer, pero puede contratar fácilmente a alguien para que lo haga. Por ejemplo, actualizar las bases de datos, llevar el control de los pedidos, contratos o pagos mensuales de la empresa, enviar correos electrónicos, organizar conferencias telefónicas, etc.

Por último, pero no por ello menos importante, el tipo de tareas que son perfectas para un asistente virtual especializado: las que un director general no puede hacer por falta de habilidades, conocimientos o ambos. Deberían ser las primeras en ser externalizadas.

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¿Cuándo debes contratar a un asistente virtual?

¿Has conocido alguna vez a un empresario que no haya tenido problemas para delegar? Pues nosotros tampoco. Por definición, los emprendedores están acostumbrados a hacerlo todo ellos mismos, teniendo en cuenta que suelen construir su negocio desde cero, con su sangre, sudor e ideas. No están acostumbrados a compartir la responsabilidad, y eso a menudo conduce al agotamiento. Aquí es donde entran en juego los asistentes virtuales.

Una cosa que separa a los buenos de los grandes es el hecho de que tienen un equipo. Es sencillamente imposible dirigir un negocio con éxito en solitario. Tu negocio tiene que ser escalable: operaciones, estructura, cultura... Pero no puedes escalar tú solo. Por eso, para tomar la mejor decisión estratégica posible para tu empresa, necesitas contratar ayuda.

No todas las tareas que tiene un director general merecen la pena. ¿Cómo puedes saber que necesitas externalizar algunas de ellas? Bueno, la primera pista es muy sencilla: ¿trabajas más de ocho horas al día? O, mejor, ¿trabajas más de doce?

La solución no es perder el sueño, sino trabajar menos. Sí, lo has oído aquí primero: para conseguir más hay que trabajar menos. Menos tareas de menor valor que no contribuyan directamente a aumentar los ingresos, que no formen parte de tu negocio principal y, lo que es más importante, que puedan ser realizadas por otra persona. Así es como se puede saber que se necesita un asistente virtual porque ellos harían estas tareas por ti: tareas administrativas, programación, atención al cliente, gestión del correo electrónico, gestión de la oficina, contabilidad, etc.

Incluso cuando los directores generales saben que van a necesitar un asistente virtual, posponen la decisión. Parece más fácil hacerlo todo ellos mismos que invertir en contratar y capacitar a otra persona. También parece un gasto que podría evitarse. Sin embargo, esta forma de trabajar no puede durar mucho tiempo, por lo que en última instancia la persona que sufre es el director general. Y si eres un empresario, tu negocio eres tú. Si sufres, también lo hará la empresa. Incluso si decides contratar a un asistente virtual como miembro del equipo, el daño seguirá estando hecho. Por eso, el mejor momento para contratar a un asistente virtual es: ayer.

No hay necesidad de esperar hasta que estés listo, hayas alcanzado una meta determinada o una fecha del calendario. Contrata a alguien antes de que aparezcan los problemas que hemos mencionado, contrátalo como prevención, para que eso no ocurra. Puede que sientas que no puedes permitirte uno, pero permitirte perder tu negocio no es una alternativa mejor.

¿Por qué contratar un asistente virtual?

La respuesta es que pueden hacer mucho, pero eso no te servirá de nada si no aprovechas al máximo el beneficio que te dan: ser liberado de las tareas repetitivas y que consumen tiempo. Lo que hagas con el tiempo que has ahorrado determina la dirección que tomará tu negocio.

Deberías contratar a un asistente virtual no solo porque puede realizar servicios de asistencia para ti, sino porque puede liberar tu tiempo para hacer lo que los directores generales deberían hacer todo el día: aprender y mejorar, elaborar estrategias, investigar, dirigir, gestionar el negocio y todos los trabajadores que lo componen. Tus años de experiencia deben aprovecharse, aportando nuevas ideas innovadoras y centrándote en tus áreas fuertes. Sabrás que has contratado al mejor asistente virtual cuando veas que tus ingresos aumentan. Puede parecer difícil atar cabos al principio, pero su implicación en el día a día de tu negocio marcará la diferencia.

¿Cuánto cuesta contratar a un asistente virtual?

Dependen de su país de origen, de las condiciones de trabajo, de su experiencia y antigüedad laboral. Sin embargo, la contratación de asistentes virtuales suele ser un método muy rentable para mejorar tu negocio.

Si has optado por contratar a un asistente virtual que se encargue de tareas como las llamadas telefónicas y la programación de citas, su tarifa por hora, si está en Estados Unidos, es de 8 a 12 dólares. Si incluye servicios administrativos más complejos, la tarifa sube a 20 dólares y las asistentes ejecutivas pueden cobrar entre 30 y 40 dólares, por tareas muy complejas como la gestión de proyectos, la creación de propuestas comerciales, etc.

En lugar de contratar a un empleado a tiempo completo, con mucho tiempo libre y una larga lista de beneficios, puedes elegir un asistente virtual y determinar cuál es su ámbito de trabajo necesario. Además, no requieren capacitación, equipamiento ni ningún tipo de inversión adicional, aparte de los honorarios acordados, que pueden ser significativamente más bajos.

Ya que has decidido que tu asistente será virtual, debes aprovechar todo lo que el mundo de la contratación puede ofrecer. Eso significa explorar el mundo en busca de un asistente virtual que pueda realizar cualquier tarea profesional y personal que le encargues, aunque esté al otro lado del mundo.Cuando se trata de países fuera de EE.UU., Filipinas está acaparando poco a poco el mercado, aunque puedes encontrarlas en casi cualquier país del mundo. Solo asegúrate de elegir a alguien que pueda trabajar dentro de tu zona horaria.

¿Dónde encontrar un asistente virtual?

Dependiendo de dónde te encuentres, de tus preferencias y de tus planes a largo plazo, tu terreno de contratación puede cambiar un poco, pero teniendo en cuenta que estás buscando un puesto remoto muy común, ciertos sitios web deberían ser definitivamente tu primera parada.

UpWork y otros sitios similares para freelancers pueden ofrecerte un sólido pool de candidatos, junto con sus referencias, su tasa de éxito y todo su historial profesional. Fiverr también puede ser un buen punto de partida, ya que su pool de talento de freelancers es bastante diversa. LinkedIn es otra gran fuente de posibles colaboradores, sobre todo si te tomas el tiempo de revisar realmente el perfil de alguien y comprobar su biografía, sus referencias y las publicaciones y artículos que ha hecho.

¿Qué hay que tener en cuenta al contratar?

Subcontratar incluso las tareas más pequeñas y mundanas puede ser complicado desde el punto de vista psicológico, porque significa que estás dejando que otra persona tenga el control de tu negocio, incluso si se trata de algo que no es tan importante. Por eso, muchos empresarios posponen durante mucho tiempo la contratación de su primer asistente virtual. En lugar de eso, crea un perfil ideal de alguien con quien te gustaría trabajar y luego empieza a buscar.

No debes buscar a alguien que sea como tú, como tiende a hacer la mayoría de la gente, especialmente los empresarios. Aunque te ayuden directamente, si poseen un conjunto de habilidades que difieren de las tuyas, podrán asistirte mucho mejor. También busca a alguien con quien te sientas cómodo trabajando. Seguramente pasarás mucho tiempo comunicándote directamente con ellos y, por muy cualificados que estén, si parece que no van a congeniar, sigue buscando. Durante la entrevista, busca cualquier bandera roja, cualquier cosa que te haga sentir que el candidato no será capaz de satisfacer tus exigencias. El trabajo de asistente virtual no es difícil, pero si no te llevas bien con ellos, cada llamada por Skype será una pesadilla. Tienes que ser capaz de disfrutar trabajando juntos.

Además debe ser capaz de cumplir un par de criterios. Deben sentirse cómodos con la tecnología, no solo a un nivel básico. Deben ser buenos comunicadores y excelentes en la gestión del tiempo. Dado que van a trabajar de forma autónoma, ese debería ser no solo su punto fuerte sino también su preferencia. Si son buenos en auto-motivación entonces son el candidato ideal.

¿Cómo contratar a un asistente virtual?

Después de leer este artículo, seguro que estás bastante motivado para contratar a un asistente virtual lo antes posible. Sin embargo, hay un par de cosas que deberías hacer primero. Para empezar, deberías documentar todos tus procesos, crear procedimientos operativos estándar, así como plantillas. No querrás pasar el primer mes con tu asistente virtual solo explicando cada tarea paso a paso para repetir el mismo proceso con la siguiente persona que contrates. Invertir tiempo en crear flujos de trabajo te ahorrará muchos problemas en el futuro.

A continuación, debes elaborar una lista de tareas que quieres subcontratar y crear una descripción del trabajo a partir de ella. Sé lo más honesto posible en tu anuncio de trabajo para atraer a personas que quieran trabajar contigo. Una vez que tengas la primera ronda de candidatos, crea una lista de preseleccionados y programa una entrevista. Contratar a distancia es un reto, pero se puede superar fácilmente. Una vez terminadas las entrevistas, deberías tener una lista de candidatos que podrían encajar bien. La mejor manera de determinarlo es hacerles una pequeña prueba. Delega en ellos algo, como lo haría si fueran contratados, y evalúa los resultados. Una vez que decidas y hagas una oferta a un candidato, contrátalo a modo de prueba. Eso te ayudará a decidir si debes empezar a pensar en una colaboración a largo plazo y ampliar entonces el contrato.

¿Cuál es la mejor manera de utilizar tu asistente virtual?

El asistente virtual está ahí para facilitarte el trabajo, y si no lo hace, no importa su número de horas, resultados, referencias o experiencia. Al final, eres tú el que tiene que estar contento con ellos y su rendimiento. Pero, también puedes ser tú quien las sabotee.

Uno de los mayores retos de cualquier asistente virtual es su jefe. Expectativas, falta de información, poca gestión o, en algunos casos, microgestión... ¿Cómo puedes evitar todo esto y utilizar tu asistente virtual de forma inteligente?

En primer lugar, asegúrate de que dispones de mucho tiempo para incorporar a tu asistente virtual. Dales la documentación, establece las expectativas, enséñales cómo funciona... Un minuto durante su primera semana vale más que horas potencial si meten la pata. Enséñales lo que necesitan saber antes de compartir la responsabilidad con ellos.

En segundo lugar, programa controles regulares. Puede ser por correo electrónico, Skype, Slack o una videollamada. El medio no importa, lo que importa es que se intercambien opiniones, sugerencias y toda la información necesaria. Lo que sepan es, esencialmente, su responsabilidad, así que no dejen caer la pelota.

En tercer lugar, es importante no sobrecargarlo. Suelen ser trabajadores remotos que hacen malabarismos con varios clientes. Asegúrate de que su lista de tareas no esté demasiado llena; de lo contrario, deberías considerar la posibilidad de contratar a alguien que trabaje contigo a tiempo completo.

¿Cómo gestionar un asistente virtual?

Trabajar con alguien a distancia no es algo natural para todo el mundo. De hecho, no es algo natural para la mayoría. Pero, al igual que cualquier otra habilidad, se puede enseñar. Para gestionar con éxito a alguien que trabaja para ti pero no contigo, tienes que pensar de forma diferente.

Algo que marcará la pauta de tu relación comercial es la comunicación: frecuencia, tono, duración... Cuanto más, mejor. Una vez que estén al día y sean plenamente operativas, la cantidad de tiempo se reducirá. Otro tema importante es el de las expectativas: es mejor establecerlas lo antes posible y determinar el nivel de control que te gustaría tener sobre ellas. Con el tiempo, podrás disminuir el nivel de gestión, cuando hayas tenido suficiente tiempo con ellos para formar una base sólida y una buena relación profesional. Por último, conviene tener en cuenta la evaluación del rendimiento. Para que ambas partes estén contentas, debes determinar cómo llevarás el control del desempeño, ya sea por horas, tareas realizadas, resultados alcanzados, etc.

¿Cómo pagar a su asistente virtual?

Uno de los mayores problemas de la contratación de empleados virtuales es el de los pagos. Por suerte, la tecnología parece estar cada vez más a la altura de las circunstancias. Puedes idear el sistema de pago que más te convenga, normalmente por horas, y la periodicidad, generalmente mensual. Sin embargo, la forma de pago puede ser más complicada, ya que cada método de pago digital tiene sus pros y sus contras. Si optas por utilizar Deel podrás disfrutar de varias ventajas que tenemos reservadas tanto para los clientes como para los trabajadores.

Los asistentes virtuales no son solo la última tendencia empresarial, sino que son un componente clave para el éxito de un negocio. La contratación de uno te ayudará a alcanzar sus objetivos más rápidamente y a reducir tus niveles de estrés. Ayúdate a ti mismo creando una lista de tareas que se puedan externalizar y busca a alguien que complemente tus puntos fuertes y débiles. Y con todo el tiempo que has ahorrado, trabaja en la estrategia y sigue trabajando en tu negocio y en ti mismo.

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