Capacitar Al Personal Remoto

Cómo Capacitar Al Personal Remoto: Guía Definitiva

La capacitación del personal remoto no tiene por qué ser un reto. Sin embargo, hay algunos ajustes que deben hacerse para garantizar que tus trabajadores remotos estén equipados con el programa de formación adecuado que se adapte a sus necesidades.

Talin Terzakyan
Written by Talin Terzakyan
febrero 4, 2022
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Con lo monumental que fue romper el statu quo de la oficina, no es extraño que todo el mundo esté hablando de la fuerza laboral remota y de cómo hacer que esta nueva forma de trabajar funcione para ellos.

Entre comprar auriculares al personal para las reuniones de Zoom, recordar a todos que se silencien cuando no están hablando y tener que lidiar con las interrupciones relacionadas con las mascotas o los niños durante la jornada laboral, lo más probable es que haya una cosa importante que se haya quedado en el camino.

La capacitación de tu personal.

Si estás leyendo esto, es que ya te has dado cuenta de que, o bien tu estrategia de formación actual no funciona, o bien no has puesto en marcha ninguna desde que tu personal se trasladó o fue contratado a distancia. Este es el primer paso para elaborar un plan completo de capacitación de personal remoto.

Afortunadamente, los siguientes pasos no tienen por qué ser difíciles. A continuación te explicamos cómo puedes capacitar a tu personal remoto sin problemas.

Y entonces, ¿cómo se capacita al personal remoto?

Hasta hace poco, capacitar al personal significaba reunir a tu equipo para hacer presentaciones, utilizar un paquete de software alojado en la intranet o enviarlos a cursos a distancia.

De cualquier manera, podías ver si tu personal se comprometía con el programa de formación porque... bueno, podía ver físicamente si lo hacían o no.

La formación del personal remoto conlleva toda una serie de nuevos retos que tendrás que tener en cuenta.

Desafíos de la capacitación de personal remoto

Falta de formación presencial

Anteriormente, es probable que ciertos módulos de formación (como la ciberseguridad, la salud y la seguridad, o el compliance) se hayan impartido a equipos o departamentos enteros a la vez.

Afortunadamente, con el software adecuado, no hay razón para que los módulos de formación presencial anteriores tengan que cambiar drásticamente. El cambio de la formación para los trabajadores remotos es una oportunidad perfecta para reevaluar si esta formación debe ser realizada por todo un equipo a la vez, o si puede ser completada individualmente utilizando un software de capacitación.

Cuestiones de tiempo y programación

En una línea similar, la capacitación interna antes se hacía normalmente en un día específico que era fácil de programar. Sin embargo, dado que el trabajo a distancia implica trabajar en casa en torno a otros compromisos como los niños o las mascotas, todo el mundo tiene ahora horarios conflictivos.

La mejor solución a este problema es programar las sesiones de capacitación con semanas de antelación para que los participantes puedan planificarlas. Además, gracias a los programas informáticos modernos, se pueden grabar las sesiones para ponerlas a disposición de los participantes que no puedan asistir en tiempo real.

Cuestiones técnicas

Dado que la capacitación a distancia depende en gran medida de la tecnología, como el software de llamadas de voz y otros entornos de aprendizaje, las cuestiones técnicas siempre supondrán un problema. Tanto si se trata de problemas con el software que se utiliza, como con la conexión a Internet o el hardware que se utiliza, los problemas técnicos pueden hacer fracasar fácilmente las sesiones de capacitación.

Realizar pruebas técnicas con cualquier software nuevo antes de la sesión es una buena manera de asegurarte de que todo funciona correctamente. También vale la pena programar un tiempo extra durante la sesión en caso de que los participantes tengan que solucionar cualquier problema técnico por su parte.

Problemas de acceso a la información

Cuando el personal no trabaja en el mismo lugar, acceder a la información ya no es tan fácil como acercarse a la mesa de alguien y pedirla. Por lo tanto, tus trabajadores tardan más en obtener la información que necesitan.

Para resolver este problema, hay que asegurarse de que tengan acceso a una carpeta central en la que se guarde toda la información sobre capacitación que necesitan. Si hay que añadir nuevos documentos, hay que hacerlo antes de la siguiente sesión de capacitación para que no tengan que perder tiempo buscándolos.

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Cómo capacitar al personal remoto

El trabajo a distancia se encuentra en una posición afortunada porque hay miles de soluciones de software que te ayudarán a impartir el programa de capacitación. Sin embargo, antes de hacerlo, agárrate de la silla: hay más cosas que aprender.

Métodos de capacitación asíncronos y síncronos

¿Cómo prefieres dar la capacitación? ¿Qué es lo mejor para los miembros de tu equipo y tu empresa?

La mayoría de las empresas modernas utilizan un enfoque mixto de formación asíncrona (en la que los trabajadores aprenden a su propio ritmo) y formación sincrónica (en la que un grupo de trabajadores asiste a una formación presencial dirigida por un instructor). Sin embargo, un estilo de capacitación puede funcionar mejor que el otro.

La capacitación asíncrona es brillante para los trabajadores remotos porque significa que pueden trabajar en torno a sus horarios, y esto puede ser completado sin necesidad de un instructor. Sin embargo, también puede ser bastante aislante, sobre todo si tus trabajadores tienen dificultades para ponerse en contacto con sus jefes en caso de necesitar ayuda.

La capacitación sincrónica, por otro lado, es ideal si quieres formar a todo tu equipo a la vez. Sin embargo, tendrás que reservar tiempo para este tipo de formación, y a menudo requiere que tu personal encuentre una guardería u otro tipo de apoyo para evitar distracciones.

Software para webinars

Una vez que hayas elegido el estilo de capacitación, debes equipar a tus instructores y trabajadores con un software de webinar de calidad. Aunque puedes utilizar plataformas como Microsoft Teams, alternativas como Zoom o Zoho tienen más funciones que permiten una experiencia de aprendizaje sin fisuras.

Como alternativa, puedes considerar una plataforma de aprendizaje virtual como Larksuite o GoToMeeting, ya que han sido diseñadas para facilitar el aprendizaje a distancia.

Sistemas de gestión del e-learning (LMS)

También tendrás que invertir en un sistema de gestión del aprendizaje electrónico, o LMS (por sus siglas en inglés Learning Management Systems), para gestionar el programa de capacitación a distancia. Esto es vital para la parte asíncrona de tu estrategia de formación, ya que les permitirá acceder a los materiales de aprendizaje, completar los cursos y realizar las evaluaciones calificadas sin tener que contar con la presencia de un instructor.

Las suites de software como TalentLMS harán todo esto, y también darán las herramientas que necesitan para construir cursos de formación personalizados.

Otras herramientas

También tienes que considerar cómo vas a crear materiales de capacitación para tu personal. Aunque puedas escanear e importar materiales, también tendrás que considerar las presentaciones virtuales y otras ayudas visuales para los cursos.

El paquete de Microsoft Office suele ofrecer muchas herramientas para crear presentaciones de diapositivas y hojas de trabajo para la capacitación, lo cual es una forma barata de apoyar la formación a distancia. Sin embargo, si quieres algo más avanzado, la mayoría de las herramientas de software LMS te permitirán crear cursos personalizados.

Si quieres crear escenarios virtuales de juego de roles, videos, encuestas o evaluaciones, y no estás utilizando una herramienta LMS, entonces tendrás que buscar un software especializado que te ayude.

¿Sobre qué necesitan capacitación el personal remoto?

Respondamos a esta pregunta con otra: ¿en qué sueles capacitar a tu personal interno?

Porque la respuesta es realmente sencilla. Hay que capacitar al personal remoto en todas las mismas habilidades. Estos trabajadores tienen que seguir entendiendo la salud y la seguridad, el compliance y saber cómo utilizar las herramientas digitales que utilizan en el lugar de trabajo.

Dicho esto, tus trabajadores remotos también necesitarán una formación adicional adecuada al trabajo en casa. Por lo tanto, vamos a repasar lo que los trabajadores remotos necesitan saber además de su proceso de formación estándar.

Ciberseguridad

Cuando los trabajadores tienen que gestionar sus propios sistemas informáticos en casa, necesitan saber cómo mantener sus dispositivos y sus datos seguros. La formación en ciberseguridad es esencial para tu personal remoto, ya que evita las pérdidas de datos y las infracciones que pueden producirse cuando se envía información confidencial a través de redes no seguras.

Claridad de roles

Cuando se incorpora un nuevo trabajador, este no sabe necesariamente cómo encaja su función en la empresa. A menudo, esto puede hacer que los nuevos trabajadores remotos se sientan aislados al no saber de qué son responsables. Formar a los trabajadores sobre su función, sus expectativas y cómo se relaciona con su equipo puede ayudarles a entender por qué su función es importante.

Cultura de la empresa

Tanto si tu personal remoto es nuevo en el trabajo en casa como si nunca han puesto un pie en las oficinas, el desarrollo de una cultura de empresa es vital para mantener una plantilla remota productiva.

Trabajar desde casa puede ser extremadamente aislante, por lo que promover la cultura de la empresa a través de sesiones de capacitación, ejercicios de team-building e incluso un tiempo dedicado a la "discusión en la cafetería" puede marcar una gran diferencia. Si aprovechas este tiempo para realizar comprobaciones informales, concursos o incluso juegos interactivos, puedes reforzar el compromiso de los trabajadores y ayudar a los nuevos colaboradores a orientarse con la cultura de la empresa.

Cómo formar bien al personal remoto

Dicho todo esto, no basta con organizar una sesión de capacitación y esperar que salga bien. Asegúrate de aprender cómo hacer que la formación remota funcione para tus trabajadores antes de empezar.

Programa las sesiones de capacitación

Dado que tu personal remoto se enfrenta a más distracciones durante el día que si estuviera en la oficina, es fácil que las sesiones de capacitación se les escapen. Una vez que hayas diseñado tu programa de capacitación, asegúrate de que la fecha y la hora de cada sesión se comuniquen a todos con al menos una semana de antelación. Mejor aún, hazlo a través de una invitación en el calendario para que la sesión quede automáticamente reservada cuando acepten.

Si avisas con suficiente antelación, podrán encontrar una guardería u otro tipo de ayuda para poder concentrarse por completo.

Haz una prueba

Cuando te preparas para una sesión de capacitación a distancia, ya sea una clase dirigida por un instructor o la incorporación de un nuevo trabajador a tu LMS, no hay tal cosa como demasiadas pruebas. Así te aseguras de que el software que utilizas funciona tanto en tu lado como en el de tus trabajadores, para que no haya contratiempos en el camino.

Si estás organizando una sesión en equipo, envía el enlace con antelación y pide a los colaboradores que lo prueben y te informen de cualquier problema.

Deja claras las reglas

Aunque la tecnología de las videoconferencias nos ha dado la posibilidad de hacer capacitación a distancia, la etiqueta en estas reuniones puede ser difícil, sobre todo para los trabajadores que están acostumbrados a la capacitación en persona. Cuando envíes las invitaciones, deja claro cómo se espera que se comporten los participantes y con quién tienen que hablar si tienen problemas.

Las reglas más comunes son:

  • Silenciar el micrófono a menos que estén hablando
  • Silenciar los teléfonos móviles y las notificaciones
  • Utilizar la función de "levantar la mano" cuando se necesite hacer una pregunta o pedir una aclaración

Construir la confianza

Tanto en la capacitación remota sincrónica como en la asincrónica, los participantes deben saber que pueden pedir ayuda y buscar apoyo adicional cuando lo necesiten. Trabajar a distancia a menudo puede parecer aislante, así que para crear confianza con tus trabajadores, asegúrate de que saben quién puede ofrecer apoyo en cada sesión:

Y lo que es más importante, como líder empresarial, debes asegurarte de que esas vías de apoyo designadas realmente dan ese apoyo a tu personal.

Cómo capacitar al personal remoto: en resumen

Esta no tiene por qué ser difícil. De hecho, una vez que hayas comprendido los problemas que conlleva el trabajo a distancia, puede ser tan sencillo como capacitar al personal interno. Aunque el trabajo a distancia puede ser aislante y no tienes el mismo nivel de supervisión que tendrías si estuvieran en la oficina, no hay nada que diga que no puedas organizar sesiones de capacitación atractivas, divertidas y valiosas.

Depende de ti si quieres organizar sesiones con un instructor o utilizar un software de aprendizaje electrónico para que puedan aprender a su propio ritmo (¡o hacer ambas cosas!). Pero, con la amplia gama de herramientas disponibles para apoyar la revolución del trabajo a distancia, puedes hacer que la formación a distancia sea muy fácil.

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